Secrétaire Administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

Le SIAAP recherche une/un secrétaire administratif.

Poste basé à Maisons Laffitte (78).

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

Accueil

- Assure l'accueil physique et téléphonique du site SAV,

- Reçoit et transmet les messages,

- Oriente et informe les interlocuteurs,

- Enregistre les visiteurs dans le logiciel de contrôle d'accès

Courrier

- Enregistre les courriers dans Elise

- Réceptionne et dispache le courrier interne

Secrétariat

- Assure le secrétariat du pôle et peut-être amené à venir en soutien aux secrétaires de direction en cas de

besoin

- Prend des notes et met en forme divers courriers en respectant la charte graphique

- Rédige des comptes rendus

- Réserve les salles de réunion

- Saisit les DI pour le campus

Sécurité

- Suit et enregistre les ASNA (Accueil sécurité nouvel arrivant) et assure le lien avec les coordinateurs

travaux SAV et DMR Sûreté/SST

- Saisit les FDS (Fiches de signalement) dans un tableau en lien avec DMR/Réglementaires

- Saisit les FDS dans le logiciel de suivi des habilitations

Frais de mission

- Réceptionne et gère, enregistre, mets en signature les frais de mission Ile de France et

Ordre de mission (province) en lien avec le DRET/SAF et la DRH.

Astreintes SAV

- Saisit le planning semestriel des astreintes en lien avec les responsables

- Réceptionne les tableaux hebdomadaires des astreintes

- Saisit le tableau des astreintes mensuels (B et C) en vue de la saisie en paie,

- Saisit et transmet le tableau des astreintes mensuel (A) à la DRH

Profils recherchés

Bonnes connaissances des techniques de secrétariat (dactylographie) et

des logiciels de bureautique (Word, Excel)

Bonnes connaissances des règles d'expression écrite et orale, d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Connaissance des standards téléphonique : capacité à renseigner et guider les interlocuteurs et

retransmettre les messages

Capacité à travailler en équipe

Très bon relationnel

Devoir de réserve

Garantir la confidentialité des informations en conformité avec les obligations réglementaires et la RDGP

Formation initiale : BEP, bac pro secrétariat