Secrétaire-agent en charge des affaires générales et de l'accueil

Descriptif de l'emploi

Accueil physique et téléphonique du public : prendre des messages / mettre en relation les correspondants / traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous / conserver neutralité et objectivité face aux situations / veiller au respect de la confidentialité des données / s’adapter aux publics / appliquer les règles de communication et de protocole

Renseignement et orientation du public : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence / présenter des documents d’information et de communication / gérer un planning de réservation / orienter les personnes vers les bons interlocuteurs / aider à rédiger des documents administratifs.

- Gestion et affichage d’information : tenue à jour de l’affichage règlementaire en Mairie et in situ / diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services / rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

-Connaissances des règles et procédures applicables en matière d'état-civil, d'élections et d’urbanisme.

Liens hiérarchiques

Élu référent : M. le Maire

Autres élus municipaux : les autres Adjoints au Maire qui sont aussi officiers d'État-Civil.

Placée sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de la collectivité

Missions / conditions d'exercice

- 35 h/semaine sur 4.5 jours

Profils recherchés

Bac / BTS/ DU métiers de l’administration : examen d’adjoint administratif

Savoir-faire : connaissances pratiques nécessaires pour assurer le poste

- Maîtrise de l'outil informatique – dont logiciels métiers Cityweb, REU, IGECOM, logiciel Eternité

-Très bonnes connaissances en orthographe et grammaire

- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils (physiques et téléphoniques)

- Aptitude à expliquer les procédures administratives en langage clair et accessible par tous

-Implication dans la vie municipale et l'activité de la collectivité.

Savoir être : comportement, relationnel, qualités personnelles

- Sens aigu du service public

- Qualités relationnelles avérées

- Connaissances des techniques d'écoute / Aptitude à s'exprimer à l'oral

- Garant de l'image de la collectivité

- Discrétion professionnelle et devoir de réserve stricts (devoir impératif de confidentialité)

- Accueil du public avec attention, courtoisie et amabilité

- Aptitude à faire face à des publics difficiles

- Bonne gestion des situations de stress.