SECRÉTAIRE ASSISTANT DE CENTRE SOCIAL DU DÉPARTEMENT - COHÉSION SOCIALE (H/F) - REF 32890

Descriptif de l'emploi

Le département de la Savoie recherche pour le pôle social - Maison Sociale de la Combe de Savoie - Centre social de Montmélian un secrétaire assistant de Centre Social du Département - Cohésion sociale (H/F) à temps complet.

Missions / conditions d'exercice

Pour la mission Cohésion sociale (60% du temps d'activité)

Accueil :

* Contribuer à la continuité de service en assurant les permanences téléphoniques

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des partenaires, en apportant un premier niveau de réponse aux sollicitations et en assurant l'orientation des interlocuteurs selon leur demande

* Garantir le traitement des demandes des usagers, des travailleurs sociaux ou des partenaires en lien avec la politique Cohésion sociale mise en oeuvre par la MSD

Secrétariat :

* Assurer le traitement administratif de l'ensemble des courriers (réception, tri et distribution des courriers entrants ou sortants), notes, dossiers du service et comptes rendus de réunions (rédaction, saisie, diffusion, classement...)

* Assurer le secrétariat du chef de service et des référents

* Se positionner en qualité d'interlocuteur privilégié des partenaires et des membres des commissions (Equipe pluridisciplinaire dans le cadre du RSA, commission technique FSL et commission technique FAJ)

Responsabilités administratives :

* Assurer l'interface entre les partenaires et le travailleur social pour le suivi administratif quotidien de dossiers

* Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein de la MSD, et entre les membres de l'équipe cohésion sociale et les professionnels de CSD concernés

* Assurer l'organisation et le suivi des commissions d'aides financières, en apportant un appui décisionnel au chef de service

* Préparer et instruire les dossiers soumis aux commissions (FSL, FAJ, CTO, EP...) et en assurer le suivi, y compris pour les dispositifs spécifiques (MASP, MAJ...), en coordination avec les travailleurs sociaux, la Direction du développement et de l'inclusion sociale (DDIS) et les partenaires institutionnels

* Assurer une veille documentaire, procéder à la recherche et à la mise à jour des informations juridiques et techniques nécessaires au traitement des dossiers

* Garantir la gestion administrative d'un ou plusieurs dispositifs relevant de la cohésion sociale (RSA, insertion, prévention des expulsions, logement)

* Assurer la gestion et la mise à jour des tableaux de bord et outils de pilotage du service (recueil des données, tenue de statistiques, bilan d'activité...)

* Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, matériel, convocations...)

Pour la mission liée à l'activité du CSD (40% du temps d'activité)

Accueil :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en adaptant le niveau d'écoute à des publics parfois en difficulté

* Identifier la nature des demandes exprimées, assurer une réponse de premier niveau en l'orientant vers l'interlocuteur externe ou interne compétent et/ou en apportant une réponse directe de type informatif

Mise en oeuvre d'un premier niveau d'instruction :

* Accompagner les usagers dans la constitution de leur dossier d'accès aux droits, lorsque celui-ci ne nécessite pas d'évaluation préalable par un travailleur social

* Vérifier la complétude des pièces administratives, et veiller à la préparation conforme du dossier et à la réalisation des formalités administratives en vue du rendez-vous avec le travailleur médico-social

* Assurer l'interface entre l'usager et le travailleur médico-social pour le suivi quotidien du dossier

* Réaliser les opérations courantes de secrétariat liées à l'activité du service

Participation au fonctionnement du CSD :

* Organiser le fonctionnement du CSD et en assurer l'intendance

* Garantir la circulation de l'information au sein du CSD

Profils recherchés

* Connaissance de l'environnement et des dispositifs d'action social, des acteurs et réseaux de l'action sociale* Normes et techniques rédactionnelles

* Techniques de secrétariat

* Techniques d'accueil

* Techniques de gestion de situations difficiles et de conflits

* Outils et logiciels bureautiques (Microsoft 365)

* Logiciel métier (IODAS)* Procédures administratives internes et inter-institutionnelles

* Domaine médico-social et législation sociale

* Disponibilité, aisance relationnelle, adaptabilité, discrétion, confidentialité, rigueur et méthode, sens de l'organisation, aptitude à la gestion du temps et des priorités, sens du service public, aptitude au travail en équipe, dynamisme et réactivité, autonomie, sens de l'initiative sont des atouts indispensables