Secrétaire / assistant(e) au chef de projet Massif des Vosges

Descriptif de l'emploi

Au sein du pôle administratif et sous la responsabilité de la responsable ressources humaines et moyens généraux, renfort du secrétariat général (50%) et secrétariat du poste de Chef de projet tourisme Massif des Vosges (50%).

Spécificités du poste : gestion des imprévus, contact avec des interlocuteurs variés, respect des consignes de confidentialité. Travail sur écran. Horaires susceptibles de varier du fait de l'organisation de réunions ou d'évènements en soirée et le week-end. Déplacements possibles sur l'ensemble du territoire du Massif des Vosges.

Missions / conditions d'exercice

Pour le secrétariat général du Parc naturel régional des Ballons des Vosges :

- Accueil téléphonique,

- Mise en forme de différents documents (courriers, notes, rapports, affiches, cartons invitations, etc.),

- Reproduction de documents,

- Enregistrement et répartition du courrier arrivé,

- Mise sous pli et affranchissement,

- Préparation et organisation logistique de réunions : convocations, réception des participants, réservation conférence téléphonique...

- Appui aux secrétaires de pôle,

- Programmation des réunions en visio-conférence et accompagnement de l'équipe dans l'utilisation de l'outil de visio-conférence,

- Achats de petites fournitures administratives et produits d'entretien,

- Mise à jour de la base de données,

- Prise de rendez-vous,

- Classement.

Pour la mission " Massif des Vosges " :

- Secrétariat : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements, affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, gestion de mailings.

- Assistance au chef de projet en son absence : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes.

- Gestion et suivi des supports de marques " Massif des Vosges ".

Profils recherchés

Profil recherché :

Niveau BAC dans le domaine du secrétariat

Expérience requise : plus de 5 ans dans un poste équivalent

Savoirs généraux

- Bonne connaissance des techniques de communication orale et écrite

- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques

Savoirs faire (compétences techniques)

- Utilisation des modes de communication écrites et orales

- Utilisation de l'outil informatique (word, excel)

- Respect des procédures

- Trier, hiérarchiser et classer les informations

- Analyser et gérer les demandes d'information

- Prise et restitution de messages

Savoirs être (aptitudes)

- S'exprimer correctement à l'oral et par écrit

- Travailler en équipe

- Respect de la confidentialité des informations et des données

- Rigueur, autonomie, réactivité, capacité à gérer les imprévus