Secrétaire assistante (H-F)

Descriptif de l'emploi

Ville de 51 300 habitants, Saint-Herblain est la seconde ville de Nantes Métropole par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique. Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Une mairie annexe, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au coeur d'une métropole de 600 000 habitants.

Vous ne connaissez pas Saint-Herblain ? Découvrez la ville, son cadre naturel, son histoire et sa place dans la métropole sur nos pages « Découvrir Saint-Herblain ».

Missions / conditions d'exercice

La Direction des solidarités est structurée en 3 services : Action Sociale, Seniors, Enfance et Famille, ainsi qu'un pôle de gestion administrative et financière.

Le pôle de gestion administrative et financière est en charge de missions financières, administratives et logistiques pour l'ensemble de la direction.

Le service action sociale a pour missions de favoriser l'accès aux droits (accueil et orientation) ; soutenir les herblinois en situation de précarité financière et de vulnérabilité ; ainsi que l'accompagnement au logement.

Vous serez affecté à mi-temps sur le pôle de gestion administrative et financière et à mi-temps sur le service Action sociale.

Pôle de gestion administrative et financière :

- Gestion des missions administratives du pôle de gestion : courriers arrivé/départ, rédaction de courriers, boite mail générique, parapheurs, registre des délibérations.

- Gestion des missions logistiques : réservation de salles, fournitures de bureau, lien avec les services informatique, reprographie.

- Validation et contrôle de factures, bons de commande, consultation de données sur le logiciel finances, mise à jour de tableaux de suivi budgétaire,

- Secrétariat de la directrice des solidarités : courriers, mise en forme de documents divers, gestion agendas, planification de réunions.

Action Sociale :

- Gestion administrative du service action sociale dont le secrétariat de la responsable de service : traitement et rédaction de courriers via le logiciel ; gestion de la boîte mail générique ; planification des réunions, indicateurs d'activité ; suivi administratif des conventions ; gestion de l'agenda de la responsable

- Gestion logistique : réservation de salles, de véhicules, suivi et commandes de fournitures, lien avec les services informatique, reprographie, accueil des nouveaux arrivants (logistique : demande de matériels, accès informatiques...)

- En lien avec les travailleurs sociaux : accueil téléphonique pour un premier niveau de renseignements des herblinois sur des dispositifs proposés (prêt stabilité, micro crédit personnel) et appui administratif

- Être renfort à l'accueil du CCAS pour assurer la continuité d'activité (accueil physique et téléphonique en renfort des agents d'accueil, être à l'écoute/renseigner, orienter)

Profils recherchés

- Vous avez le sens de l'écoute, du contact, et le sens du service public

- Vous avez des qualités relationnelles et avez le sens du travail en équipe

- Discrétion liée aux situations des usagers et des agents de la direction

- Vous êtes rigoureux et respectez les délais

- Vous êtes organisé et maîtrisez la gestion administrative et les techniques de secrétariat

- Connaissances des règles de base de la comptabilité M57 et M22 souhaitées

- Polyvalent, vous avez des capacités d'adaptation

- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et les outils informatiques (logiciel métier)