Secrétaire - Assitante

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales

Placé(e) sous l'autorité du Chef du Bureau de la cohésion et du soutien et de son adjoint(e), le (la) titulaire du poste réalise au sein du secrétariat des missions d’assistance ou d’administration générale, plus particulièrement au profit du chef de service, directeur de l’agence, et contribue activement au fonctionnement quotidien de l’agence.

Dans ce cadre, le (la) titulaire du poste a pour principales missions de :

- Assurer la prise de rendez-vous et tenir à jour les agendas partagés (directeur de l’agence ; Adjoint, …)

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- Assurer la réception des appels téléphoniques, orientation et réponse

- Accueillir et accompagner les visiteurs et délégation,

- Elaborer la correspondance courante en assurant des travaux de dactylographie ;

- Assurer l’organisation et le support matériel des réunions,

- Suivre le courrier, assurer le classement des dossiers et au besoin les recherches documentaires ;

- Utilisation de CHORUS-DT niveau 1, commande des prestations, suivi des OM et EF ainsi que des crédits de dédiés.

- Organiser et suivre les astreintes hebdomadaires (managériales et techniques) établissement des états de paiements

- Recenser les besoins en fournitures et autres équipements consommables, passer les commandes associées et les suivre ;

- Contribuer à l’organisation des bureaux des nouveaux agents (respect de l’ergonomie), à la mise en place d’équipements informatiques/téléphoniques et leur configuration ;

- Participer aux actions RH de proximité, au contrôle et fiabilisation des données individuelles sur HARMONIE, à la saisie des formations individuelles réalisées.

Profil recherché

Connaissances:

Bonne connaissance des techniques de secrétariat l’organisation judiciaire Connaissance du fonctionnement d’une administration centrale Pratique courante des messageries et systèmes

d’échange

Savoir-être:

Goût du travail en équipe Discrétion professionnelle

Savoir-faire Maitrise des outils bureautique Savoir anticiper et prioriser

Sens des relations humaines Rigueur et méthode

Disponibilité

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Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Poste similaire de secrétariat ou assistanat

Offres de formation associées à votre prise de poste

Toute Formation du périmètre d’activité

Perspectives d’évolution professionnelle

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[email protected]

Groupe ISFE 2

Organisation de travail : 37h30/semaine

Restauration : oui

Accessibilité en transport / Parking : oui

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction