secretaire aux études

Descriptif de l'emploi

Mission générale : La/le secrétaire des études est au cœur du bureau des études mis en place pour réceptionner toutes les demandes de l’équipe enseignante. Son rôle est de répartir les messages en fonction des postes de chacun et de prendre particulièrement en charge la gestion des salles de cours et à moindre mesure, le secrétariat des conseillers pédagogiques et artistiques. En plus de cette fonction, il est demandé d’assurer une part de gestion de la « Vie scolaire » de l’orchestre symphonique et pour tout ce qui concerne les contrôles mi-cycles, les examens de fin de cycle, les concours d’entrée ainsi que la gestion des 3ème cycle (hors saisie des absences).

Missions / conditions d'exercice

1. Secrétaire des études auprès de la direction (Organisation des évaluations / Gestion des salles/plannings et emplois du temps)

2. Gestionnaire de scolarité (orchestre symphonique)

3. Communication des informations à l’accueil et sur le site internet

1. Secrétariat des études (sous l’autorité du directeur et du directeur des études)

• Réception et répartition des messages reçus sur la boite mail générique crr.etudes réservée à l’équipe enseignante

• Gestion du planning des salles de cours : réalisation, traitement des demandes, communication à l’accueil

• Gestion des reports et remplacements de cours en lien avec la correspondante RH

• Réalisation des plannings de rentrée en lien avec les professeurs

• Gestion des demandes des professeurs

• Secrétariat des conseillers pédagogiques et artistiques

• Préparation de certains dossiers administratifs : RGE, conventions, dossiers de subvention, statistiques, etc…

• Création et gestion d’équipe team’s suivant les besoins de la direction

2. Gestion des évaluations (sous l’autorité du directeur et du directeur des études)

En lien avec les professeurs, les conseillers Musique (Danse et Théâtre) :

• Organisation des examens de fin de cycle et les concours d’entrée en CPES : planification des examens, recherche des jurys, récupération des programmes d’examen, communication au responsable du site internet pour mise en ligne

• Organisation des contrôles mi-cycle

3. Gestionnaire Scolarité pour les 3ème cycle :

• Inscription des élèves en début d’année

• Suivi des absences en lien avec les conseillers pédagogiques (alerte sur les absences)

• Orchestre symphonique : lien à établir entre le chef et la scolarité

4. Communication des informations liées à la scolarité sur le portail du CRR en lien avec le directeur des études et le responsable de la cellule développement numérique-outils de communication

• Transmission des informations liées à la scolarité pour une mise à jour sur le portail du CRR

Profils recherchés

Connaissances

Logiciel métier (Rhapsodie), Pack Office, Teams

Connaître le règlement des études et le règlement intérieur ainsi que les fiches process de fonctionnement au sein de la DCRR.

Qualités

Organisation

Discrétion

Sens de l’accueil et du relationnel

Capacité rédactionnelle

Esprit d’initiative et d’anticipation

Sens du travail en équipe

Forte polyvalence

Obligation de prise de congés pendant les vacances scolaires