Secrétaire - Centre Médico-Social de Gray - Conseil Départemental de la Haute-Saône

Vos missions en quelques mots

Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.

Il/elle assure à l'assistance administrative : instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.

MISSION D'ACCUEIL

* Accueil physique et téléphonique des usagers du service social et partenaires ; * Décryptage des demandes, réponses de 1er niveau, orientation ; * Organisation des rendez-vous et des plannings ; * Mise à jour de la base référents, partenaires et dispositifs.

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE

* Rédaction de courriers, mise en forme selon les chartes graphiques, reproduction, relecture ; * Renfort ponctuel des autres secrétariats ; * Classement et archivage ; * Participation aux réunions de service et autres réunions internes en fonction des besoins liés au poste ; * Déplacements (poste, garage, autres) ; * Accueil des stagiaires.

CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :

* Moyens mis à disposition : bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service ; * Accès à la formation professionnelle ; * Respect du secret professionnel. * Prestations sociales:

\- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;

\- Adhésion au CNAS ;

\- Titre restaurant avec participation employeur.

* RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés ».

Profil recherché

COMPETENCES ADMINISTRATIVES

* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi ; * Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques ; * Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires. * Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD) ; * Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis ; * Discrétion, respect du secret professionnel ; * Rigueur et sens de l'organisation ; * Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.

COMPETENCES RELATIONNELLES

* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance ; * Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes ; * Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence ; * Esprit d'équipe et travail en équipe ; * Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers ; * Adaptation de son mode de communication au public concerné.

Via formulaire Job Affinity

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 22/12/2026

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie