Secrétaire comptable

Descriptif de l'emploi

- Suivi fi nancier du service en lien avec le service comptabilité

- Suivi du budget du service

- Traitement des factures liées à l’activité des ateliers municipaux

- Accueil physique et téléphonique du service technique

- Secrétariat du service

- Utilisation du logiciel de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur)

Missions / conditions d'exercice

- Suivi financier du service en lien avec le service comptabilité :

o Engagement et suivi des bons de commandes aux entreprises,

o Edition des ordres de service,

o Suivi et mise en paiement des factures,

o Utilisation du logiciel de compatibilité dédié,

- Suivi du budget du service :

o Tenue à jour des tableaux de suivi budgétaires,

- Traitement des factures liées à l’activité des ateliers municipaux :

o Engagement et suivi des bons de commande des ateliers municipaux,

o Suivi et mise en paiement des factures en lien avec les ateliers municipaux,

o Utilisation du logiciel de compatibilité dédié,

- Accueil physique et téléphonique du service technique :

o Renseigne les usagers se présentant à l’accueil,

o Oriente les personnes vers les différents services,

o Prend en compte et transmet les demandes faites par téléphone,

o Gère la remise des clés des sites pour les tiers (entreprises, associations, collègues, …),

- Secrétariat du service :

o Saisie de courrier,

o Classement informatif,

o Mise à jour tableaux de suivi

- Utilisation du logiciel de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) :

o Réception des demandes de travaux,

o Création des ordres de travaux dans le logiciel de GMAO : ATAL,

o Participation au développement du logiciel ATAL (création d'une interface avec le logiciel de gestion financière BERGER LEVRAULT).

Profils recherchés

- Connaissance en comptabilité, notamment en comptabilité publique,

- Maîtrise du secrétariat et des logiciels courants (Word, Excel, Powerpoint),

- Capacité à anticiper et à trouver des solutions,

- Savoir adapter les explications techniques et réglementaires en fonction du public accueilli,

- Savoir conseiller utilement les administrés,

- Autonomie, esprit d’initiative, organisation personnelle,

- Sens du relationnel,

- Capacité d’écoute,

- Polyvalence et adaptabilité.