Secrétaire

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du président et de la directrice

dans un EHPAD de 102 lits

La/le secrétaire :

- Assure et veille à la courtoisie et à la discrétion de l'accueil,

- Est à l'écoute des résidents et des familles,

- Gère et assure le suivi de la globalité du processus de facturation des frais de séjour,

- Gère et assure le suivi du dossier administratif du résident,

- Participe à la mise en œuvre et au développement du projet d'établissement.

Missions / conditions d'exercice

ATTRIBUTIONS PRINCIPALES

Accueil – secrétariat :

- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement,

- Assure la tenue du standard, analyse la demande de son interlocuteur, le renseigne et/ou l'oriente,

- Gère le tri et la distribution du courrier des résidents,

- Gère l’affranchissement du courrier de l’établissement,

- Met à jour le répertoire téléphonique interne, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction "accueil",

- Elabore et frappe les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents et frappe tout autre de document à la demande de la direction,

- Effectue divers travaux de classement,

- Effectue divers travaux administratifs (courriers, comptes-rendus de réunion, …) à la demande de la Direction,

- Gère le stock et les commandes de fournitures administratives,

- Réceptionne les marchandises ou colis livrés.

Gestion du dossier du résident :

- Renseigne les personnes demandeuses sur les conditions d’admission et tarifaires,

- Envoie les dossiers de demande d’admission quand sollicitation,

- Tient un registre de suivi des demandes d’admissions (hors Via trajectoire),

- S'assure de la complétude des dossiers administratifs des résidents lors des admissions et gère la récupération des éventuels éléments manquants,

- Remet les documents d’entrée aux personnes accueillies (Livret d’accueil, règlement de fonctionnement),

- Etablit les contrats de séjours ou les DIPC, dans la quinzaine qui suit l’admission des nouveaux entrants,

- Etablit mensuellement, en début de mois, la facturation des frais de séjours des résidents,

- Gère les entrées/sorties des dépôts de garantie perçus par les personnes accueillies,

- Suit, à minima trimestriellement, les créances de facturation en collaboration avec le Centre de Trésorerie de rattachement,

- Assiste les résidents et les familles dans leurs démarches administratives, si besoin,

- Etablit et suit les diverses demandes d’aides sociales,

- Coordonne quotidiennement avec les divers services afin de récolter et suivre les données nécessaires à l’établissement de la facturation et au suivi du dossier des résidents (GIR, Hospitalisations, entrées-sorties, …),

- Etablit, mensuellement, les tableaux de bord de suivi d’activité (entrées/sorties, hospitalisations, sorties, GIR, journées aides sociales),

- Gère l’archivage des dossiers des personnes accueillies,

- Suit et gère les instances des dossiers des usagers,

- Assure une veille juridique en lien avec son activité.

ATTRIBUTIONS SECONDAIRES

- Participe aux réunions de travail en lien avec son activité ou selon la demande de la direction,

- Met à jour le site Web de l’EHPAD,

- Participe aux actions de formations internes ou externes,

- Assure des astreintes administratives.

Participation à la vie de l'établissement :

- Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l'établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire,

- Participe à la démarche d’amélioration continue de l’établissement,

- Rend compte régulièrement de son action,

- Peut être amenée à réaliser des fonctions connexes en fonction des besoins du service.

Profils recherchés

Diplôme de bureautique de niveau 5

Expérience dans le domaine médico-social exigée.