Secrétaire d'accueil

Descriptif de l'emploi

Accueil du public, maintien de l’accueil, orientation du public, gestion du courrier et secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

Accueil :

Réponse ou ré aiguillage des demandes

Gestion boite mail

Courriers divers administrés

Instruction des demandes de recensement militaire

Réalisation des légalisations de signatures

Enregistrement des animaux dangereux 1ers et 2ème catégories

Instruction des demandes de débit de boissons

Gestion des plannings de salles

Réception et envoi du courrier

Gestion du calendrier du Maire

Elaboration des factures cantine et périscolaire

Gestion des commandes :

Produits d’entretien

Fournitures administratives

Etat Civil :

Instruction des dossiers d’état civil

PACS

Mariage

Décès

Changement de noms

Gestion cimetière

Gestion des élections administrative et matérielle

Délivrance des autorisations de sortie de territoire

Urbanisme :

Instruction des documents d’urbanisme

Accessibilité

Arrêté de circulation, permission de voirie

Régie :

Gestion de la régie cantine

Gestion des régies liées aux accueils péris et extra scolaire

Gestion de la régie de photocopies

Ecoles :

Dossier inscription : école, péri scolaire et cantine

SPR :

Vente de cartes de pêche et gestion de la Régie SPR

Locations de salle SPR

Profils recherchés

Connaissance de la législation en matière d’état civil

Connaissance de la législation en matière d’urbanisme

Connaissance des règles liées aux régies comptables

Connaissance du fonctionnement d’une mairie

Maîtrise du Pack Office Maîtrise du logiciel Berger Levrault, Cart@ds, DOMINO, SIG

Organisation méthodique de son travail

Qualités rédactionnelles

Autogestion de sa charge de travail

Priorisation des tâches

Connaître l’organigramme de la collectivité+

Capacité à la prise d’initiative

Esprit du travail en équipe

Motivation

Disponibilité

Devoir de réserve

Devoir de secret professionnel