Secrétaire de Direction (h/f) - Syndicat Mixte d'Aménagement du Genevois (SMAG)

Vos missions en quelques mots

1. Assistanat du Directeur général des services • Gérer l’agenda et les correspondances ; • Rédiger, corriger et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs ; • Effectuer des recherches documentaires et réglementaires et assurer le suivi des demandes auprès des conseils et prestataires ; • Préparer et suivre les dossiers de la direction générale ; • Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires ; • Traiter les demandes urgentes et les sollicitations multiples en fonction des priorités définies par la direction.

2. Secrétariat et gestion administrative • Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs ; • Gérer la messagerie électronique et assurer le suivi des demandes ; • Préparer et suivre les parapheurs ; • Participer à la préparation des dossiers destinés au Président et au D.G.S. ; • Assurer le suivi administratif et logistique du service, notamment les commandes et les relations avec les fournisseurs ; • Organiser les déplacements des élus et des agents : réservations, ordres de mission et documents associés ; • Assurer le classement et l’archivage des documents de la direction générale ; • Gérer les imprévus nécessitant une réorganisation du travail.

3. Préparation et suivi du Comité syndical • Préparer les échéances et les différentes étapes nécessaires à l’organisation des séances ; • Élaborer les projets d’ordre du jour en lien avec la direction ; • Collecter les projets de délibérations, en assurer la relecture, la mise en forme, l’harmonisation et la numérotation ; • Constituer les dossiers de convocation et assurer leur transmission dans les délais réglementaires ; • Organiser la préparation matérielle des séances ; • Redaction les documents postérieurs aux séances, notamment les procès-verbaux • Assurer la télétransmission des actes au contrôle de légalité et leur publication ; • Veiller au classement et à la conservation des documents relatifs aux instances.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o074261110000396-secretaire-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Profil recherché

QUALITÉS REQUISES • Rigueur et méthode ; • Sens de l’organisation ; • Discrétion et respect de la confidentialité ; • Réactivité et capacité d’adaptation ; • Aisance relationnelle ; • Autonomie dans l’organisation du travail ; • Capacité à anticiper les échéances et à gérer les priorités.

CONDITIONS ET PARTICULARITÉS DU POSTE Le poste comporte une part importante de secrétariat et de gestion administrative, dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses et les priorités susceptibles d’évoluer rapidement. Il nécessite une bonne disponibilité et une vigilance particulière quant au respect des échéances réglementaires, notamment pour la préparation des séances du Comité syndical. Des dépassements horaires ponctuels sont à prévoir, notamment lors des séances du Comité syndical. Des déplacements ponctuels peuvent également être nécessaires.

Modalités de candidature : • Lettre de motivation et cv • Copie du dernier diplôme • Arrête de dernière situation administrative pour les fonctionnaires • Attestation de réussite au concours pour les lauréats de concours sur liste d'aptitude

Informations complémentaires : • Statutaire + régime indemnitaire

• Participation aux frais de transport • Participation financière au régime de mutuelle et de prévoyance • Participation aux tickets restaurants (par carte)

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/05/2027

Assistante / Assistant de direction