Secrétaire de direction

Vos missions en quelques mots

IFSE 1

En lien avec l’adjoint du chef de BAG sécurise l’échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier préparatoires, interlocuteurs).

Point d’entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage).

Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

Gestion du courrier :

➢ Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles données par la direction.

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➢ Distribution aux différents départements.

Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique.

➢ Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de réunion et des classeurs de permanence.

➢ Mise à jour des annuaires internes et externes, d’organigramme.

➢ Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège.

➢ Gestion des agendas de l’équipe de direction.

➢ Accueil physique et téléphonique.

Autres activités :

➢ Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint

➢ Gestion de l’arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI…).

➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil.

➢ Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP.

➢ Gestion des demandes d’achats nécessaires au bon fonctionnement du service.

➢ Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion.

➢ Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d’établissements et directeurs de SPIP…) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports, hôtels…),

➢ Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels

➢ Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

➢ En l’absence du chef du BAG ou de l’adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion. ➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil.

Composition et effectifs du service

1 chef de BAG (attaché)

1 adjoint chef BAG ((secrétaire administratif)

2 adjoint administratif au secrétariat

2 adjoints administratifs à l’accueil

1 adjoint technique (archives)

Profil recherché

Connaissances Bureautiques : maîtrise des applications bureautiques

(Windows, Word, Excel, Power Point, Outlook) Pénitentiaires : connaissance du fonctionnement des établissements, SPIP

Savoir être Capacités relationnelles : savoir travailler en équipe Discrétion et confidentialité, disponibilité

Savoir-faire Savoir s’organiser, être polyvalent et faire preuve d’initiative Capacité à être autonome, à prioriser les informations Bonnes techniques rédactionnelles Savoir être réactif, diplomate et mesuré Bonne résistance au stress, rigueur

Organisation de travail : horaires à couvrir de 7H00 à 18H30 (7h16 par jours)

Restauration : Le mess du centre pénitentiaire de Fresnes, les agents disposent aussi d’un espace cuisine au sein de la DISP

Accessibilité en transport / Parking : Le parking de la DISP, pour les transports les bus (187-286-186-184-TVM) et le RER B

ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des

fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié,

relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Vacant à partir du 01/07/2026

Assistante / Assistant de direction