SECRETAIRE DE MAIRIE

Descriptif de l'emploi

Vous souhaitez exercer un métier administratif au cœur de la vie d’une commune, au contact des habitants et des élus ?

Rejoignez une collectivité à taille humaine, dans laquelle la polyvalence, l’autonomie et le sens du service public occupent une place essentielle.

Sous l’autorité de la direction générale des services et du Maire, vous assurez principalement les missions liées à l’accueil des usagers, à l’état civil, à la population et aux élections.

Vous participez également, en fonction des besoins du service, aux activités administratives des autres services de la commune.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et relation avec les habitants

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;

• Informer, renseigner et orienter les administrés dans leurs démarches ;

• Réceptionner et traiter les demandes reçues par courrier ou courriel ;

• Assurer l'interface entre les habitants, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs ;

• Contribuer à la qualité de l'accueil et à l'image du service public communal.

État civil

• Accueillir et accompagner les usagers dans leurs démarches ;

• Instruire et assurer le suivi des dossiers d'état civil ;

• Établir les actes et effectuer les mises à jour nécessaires ;

• Assurer la délivrance des copies et extraits d'actes ;

• Préparer les dossiers et cérémonies de mariage, PACS et autres actes relevant de la compétence de l'officier d'état civil ;

• Assurer le suivi administratif des décès et des différentes formalités liées à l'état civil.

Dans une commune de taille moyenne, chaque agent contribue au bon fonctionnement collectif.

À ce titre, vous pourrez être amené(e) à apporter votre concours aux autres services municipaux, notamment pour :

• la préparation et le suivi de dossiers administratifs ;

• la rédaction de courriers et documents administratifs ;

• la mise à jour de tableaux de suivi et de bases de données ;

• le classement et l'archivage ;

• la comptabilité ;

• l'organisation de manifestations et événements communaux ;

• l'appui administratif ponctuel aux différents services ;

• toute autre mission administrative relevant des besoins du service.

Cette polyvalence constitue une composante à part entière du poste : elle permet de travailler en lien étroit avec les différents services et de participer concrètement à la vie de la commune.

• Assurer la gestion du cimetière

Population

• Assurer les démarches administratives liées à la population ;

• Effectuer le recensement citoyen ;

• Participer aux opérations de recensement de la population ;

• Tenir à jour les fichiers, registres et documents administratifs relevant du service ;

• Répondre aux demandes des administrés et les accompagner dans leurs démarches.

Élections

• Assurer le suivi des listes électorales ;

• Instruire les demandes d'inscription et de radiation ;

• Préparer les documents et dossiers nécessaires aux scrutins ;

• Participer à l'organisation matérielle des élections et au bon déroulement des opérations électorales.

Profils recherchés

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et appréciez le contact avec le public.

Vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et de confidentialité et êtes capable de gérer des situations et des demandes variées.

Vous disposez :

• d'une bonne maîtrise des outils bureautiques ;

• de qualités rédactionnelles ;

• d'une capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte ;

• d'un bon sens de l'organisation et des priorités ;

• d'aptitudes relationnelles et d'un véritable sens du service public ;

• d'une capacité d'adaptation et d'un goût pour la polyvalence.

Une connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, de l'état civil, des élections ou une expérience en mairie serait appréciée.