Secrétaire de pôle - Circonscription St Vincent de Tyrosse

Descriptif de l'emploi

Accueil, information, orientation du public

Assister les travailleurs sociaux et médicaux sociaux en termes d'organisation, de gestion, de classement et de suivi de dossiers

Relais du secrétariat de Circonscription sur le Pôle

Missions / conditions d'exercice

Dans le cadre des missions de la Direction de la Solidarité : accueil, évaluation de la demande, orientation, information de tout public, physique et téléphonique

Organiser la réception - la diffusion - l'envoi du courrier et des mails

Réaliser des travaux de dactylographie

Veiller au bon déroulement de l'organisation des pôles

Assurer et actualiser la documentation sur le pôle et la documentation spécifique au territoire

Toute autre mission qui sera confiée par la Responsable pour raison de service et solidarité inter-pôles

Participation à l'accueil des stagiaires

Description détaillée

Accueillir, écouter, identifier, évaluer, informer, orienter, donner des rendez-vous et faire les liaisons (tout public et partenaires)

Participation à la gestion de l'accueil (gestion des absences)

Gestion administrative du Pôle Social :

Traitement du courrier arrivé (électronique et papier) : réception, date, lecture, diffusion, mise à jour, classement

Supervision des dossiers administratifs (RSA, Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles, PDALPD, ...)

Expédition du courrier Départ : enregistrement, compostage, déplacement à la Poste ou au Siège du Conseil général

Frappe des écrits de l'équipe en conformité avec les règles établies (contenu, forme, charte graphique)

Gestion de la documentation (électronique et papier) : enregistrement, mise à jour, diffusion, classement

Mise en place et suivi des outils de travail pour la vie du service : plannings hebdomadaires, gestion des congés, des inscriptions, des échéanciers, création d'outil de travail (listing d'adresses des communes de la Circonscription avec ses différents Travailleurs Sociaux de la DSD...)

Gestion de l'organisation matérielle en co-responsabilité avec l'équipe du Pôle Social : réservation de salles, mise en place de l'équipement et rangement

Archivage

Gestion administrative du RSA (assister les référents RSA dans l'organisation du dispositif : convocations, gestion)

Gestion administrative du Pôle de Protection de l'Enfance : secrétariat des travailleurs sociaux présents sur le Pôle, frappe des écrits, suivi et transmission au Pôle de Protection de l'Enfance à Mont-de-Marsan

Gestion informatique du classement et création d'outils (dossiers, courriers, notes, compte-rendu)

Participation à différentes réunions : de service, d'équipe, inter service, de circonscription, d'information

Aide technique à l'ensemble des collègues sur les difficultés informatiques et avec l'équipement de bureau (fax, photocopieuse, téléphone)

Intendance :

Gestion des stocks des formulaires, de papier, d'enveloppes, fournitures de bureau,

timbre : état des stocks, commandes, prise de livraison, vérification de la livraison,

rangement

Liaisons avec le service intérieur pour tout problème technique dans les locaux et le matériel de la Circonscription

Gestion du planning de réservation et suivi des véhicules de service

Profils recherchés

Sens du service public et du travail en équipe

Qualités d'accueil du public (écoute, discrétion, respect, capacité d'orientation, d'évaluation et

d'initiatives)

Respect du secret professionnel

Maîtrise de l'outil informatique

Connaissance du vocabulaire professionnel et des partenaires institutionnels

Autonomie, organisation, adaptabilité, rapidité, fiabilité

Aptitude à :

la communication

la gestion du stress et la régulation des tensions (public, équipe)

sérier les demandes (différencier l'important de l'urgent)

assumer plusieurs tâches et sollicitations simultanées