SECRÉTAIRE DES ASSEMBLÉES

Descriptif de l'emploi

Le Secrétariat général compte 26 agent·es dont les missions transversales assurent l'accompagnement des directions et services de la collectivité notamment en matière juridique et dans le cadre des processus délibératifs.

Vous ferez partie du service des Assemblées au sein duquel 8 agent·es contribuent au bon déroulement des instances délibératives de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg en assurant leur préparation, le suivi des délibérations et les liens avec les services préfectoraux dans le cadre du contrôle de légalité.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du/de la chef·fe de service et au sein d’une équipe d’assistant·es, vous contribuez à l’organisation et au suivi des instances préparatoires ainsi qu’à la préparation matérielle des séances publiques des conseils municipaux et métropolitains.

Dans ce cadre :

Vous mettez en forme les documents nécessaires.

Vous assurez le suivi du circuit de validation des projets de délibération.

Vous préparez les ordres du jour, les convocations et les recueils des projets de délibération.

Vous assurez la préparation matérielle des séances des conseils municipaux et métropolitains.

Vous assistez aux séances des conseils.

Vous préparez les arrêtés relatifs aux élu·es municipaux et métropolitains (délégations, de déport et de congés,...).

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL

Ce poste est soumis à des horaires de travail variables.

Vous assurez, à tour de rôle, une présence les lundis et vendredis pendant toute la durée des séances des conseils municipaux et métropolitains, qui peuvent se prolonger jusqu’à 22h ou 23h. Vous assurez également, à tour de rôle, la permanence du service jusqu’à 17h30, à raison d’une à deux fois par semaine.

Profils recherchés

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP en secrétariat ou d’une qualification équivalente, et/ou vous disposez de compétences acquises par l’expérience dans le domaine du secrétariat.Vous justifiez d’une première expérience en secrétariat, idéalement acquise au sein d’une collectivité.

Vos atouts:

Votre maîtrise de la langue française et des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.

Votre maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel, Outlook et internet.

Votre capacité à organiser votre travail afin de gérer efficacement plusieurs demandes simultanément et de passer aisément d’un dossier à l’autre.

Vos qualités relationnelles et votre capacité à travailler en équipe.