Secrétaire des élus (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assurer le secrétariat des élus. Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes des administrés. Participer au suivi de l’activité des élus, à la gestion des agendas, des courriers et des relations avec les services municipaux.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l’accueil téléphonique, renseigner les administrés et assurer le suivi de leurs demandes (rendez-vous, logement, crèche, démarches diverses).

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers à la signature du Maire et des élus.

Gérer les agendas des élus et organiser les rendez-vous, réunions et manifestations.

Assurer le suivi administratif du Cabinet : convocations, correspondances, plannings des mariages, astreintes, congés et évènements.

Assurer l’interface entre le Cabinet, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.

Réceptionner, enregistrer, trier et orienter les courriers entrants.

Effectuer le classement, la numérisation, l’archivage et le suivi des documents administratifs.

Participer à la continuité du service en assurant le remplacement de l’assistante de Madame le Maire lors de ses absences.

Profils recherchés

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des techniques de secrétariat.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).

Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à organiser des agendas complexes.

Rigueur, sens de l’organisation et méthode.

Réactivité et capacité à gérer les priorités.

Sens du service public et de l’accueil.

Discrétion professionnelle, confidentialité et devoir de réserve.

Aptitude au travail en équipe et à la coordination avec de nombreux interlocuteurs.

Capacité d’adaptation et autonomie dans l’exécution des missions.