Secrétaire des services généraux et ADS

Descriptif de l'emploi

Le Pôle d’Equilibre Territorial et Rural (PETR) du Pays du Gévaudan-Lozère rassemble les 4 Communautés de communes (64 communes – 33 000 habitants) de l’Ouest du Département de la Lozère, en Région Occitanie-Pyrénées-Méditerranée. Il anime plusieurs missions de développement territorial (Accueil de nouvelles populations, programme Leader, CRTE, contractualisation régionale) ainsi que le projet de Schéma de Cohérence Territoriale du Gévaudan-Lozère, dont le Projet d’Aménagement Stratégique est en cours d’élaboration. Depuis 2019 il mutualise un service d’instruction des autorisations d’urbanisme pour 12 communes.

Située à Marvejols, l’équipe du PETR se compose de 8 agents, dont 1 Cheffe de projets SCOT et Urbanisme et 2 instructeurs en urbanisme. Il est administré par un conseil syndical représentant les élus des quatre Communautés de communes, dont neuf élus siégeant au bureau.

Suite au départ en retraite d'un agent, il a été proposé une réorganisation des services avec la création d’un poste de secrétaire des services généraux et du service ADS à temps complet afin d’assurer le suivi administratif et comptable du syndicat mixte. Le temps de travail sera affecté à 50% au fonctionnement général du PETR et à 50% à celui du service d’instruction des autorisations d’urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du Président du PETR, du Vice-Président du Pôle SCOT et urbanisme, de la Directrice du PETR et du responsable du service ADS, le ou la responsable administratif-ve polyvalent-e effectuera les tâches suivantes :

Services généraux du PETR :

• L’accueil téléphonique et la gestion du courrier, secrétariat courant des services

• La saisie et le suivi de la comptabilité (tenue d’une comptabilité analytique, suivi avec la DGFIP) et le suivi des dossiers de subventions avec la direction (pièces administratives, états réalisés)

• L’élaboration du budget et son exécution, en lien avec la directrice

• L’élaboration des payes, le suivi des obligations sociales et des dossiers des agents

• L’organisation des réunions du PETR (conseils syndicaux, bureaux, conférence des Maires…) : agenda, réservation de salle, invitations et relances téléphoniques, rédaction des convocations et des compte-rendu

• La rédaction des actes administratifs et délibérations (suivi Préfecture)

• La gestion des stocks (fournitures administratives, divers consommables)

• Le suivi du matériel du PETR : appels d’offres ou devis, contrat de location du véhicule de services, copieur, prestataire informatique…

Service ADS :

• L’accueil téléphonique des communes et le secrétariat du service (courrier aux pétitionnaires, suivi des demandes de pièces complémentaires)

• Le classement des documents de chaque dossier et l’archivage

• L’enregistrement des données d’ordre statistique et fiscal pour transmission aux organismes compétents

• La saisie des actes d’urbanisme les plus courants (CUA…)

• Participation aux formations et réunions relatives au service ADS

Profils recherchés

Diplôme : BEP, CAP, BAC PRO secrétariat, BTS secrétariat de Direction

Niveau d’expérience exigé : 2 à 3 ans d’expérience minimum

Savoir-faire

• Maîtrise des règles de la fonction publique territoriale et des actes administratifs

• Connaissance des règles de la comptabilité publique

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales

• La maîtrise d’AGEDI serait fortement appréciée

• Des notions en droit de l’urbanisme seraient appréciées (une formation complémentaire peut être envisagée)

Savoir-être :

• Sens de la rigueur, de l’écoute et de l’organisation

• Respect de la confidentialité et de la neutralité du service public

• Polyvalence et capacité à travailler avec plusieurs services