Secrétaire des Services Techniques

Descriptif de l'emploi

Au sein des services techniques, l'agent est chargé du secrétariat des services techniques, de la conception et la mise à jour des outils de suivi d’activité.

La secrétaire est également chargée d’assister le responsable des services techniques dans ses missions d’organisation, de préparation des réunions et de suivi administratif et financier du service.

Missions / conditions d'exercice

- Assistance administrative et opérationnelle des services techniques : accueil physique et téléphonique des services techniques.

- Secrétariat du service.

- Organiser et planifier des réunions.

- Préparer des documents (cahier des charges, analyse de devis, tableaux de bord, plans de situation, présentation PowerPoint…)

- Prendre des notes et rédiger tous types de courriers.

- Suivre les projets et les activités du service.

- Gérer administrativement et financièrement le budget du service (suivi des devis, des bons de commande et des factures, des avenants au marché).

- Rédaction des arrêtés de voirie.

- Suivi des demandes de travaux (DT/DICT).

- Suivi des demandes d’intervention.

- Suivi des contrats d’entretien et de maintenance.

- Instruire et suivre les dossiers de subvention.

- Gérer et suivre les demandes d’interventions du logiciel.

- Suivi des contrôles règlementaires et des commissions de sécurité.

- Classement et archivage des documents de du service.

Profils recherchés

- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

- Maîtrise de l’outil informatique, fonctions de base et logiciel.

- Compétences en matière d’assistance et de gestion administrative (rédaction de courriers, notes, arrêtés, compte rendu, élaboration et suivi de tableaux de bord, gestion d’agenda…)

- Recevoir, renseigner filtrer et relayer si nécessaire.

- Rigueur et sens de l’organisation.

- Aptitude au travail en transversalité.

- Discrétion professionnelle.