SECRÉTAIRE DES SERVICES TECHNIQUES (H/F)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions d'assurer le suivi administratif du service.

Missions / conditions d'exercice

Les principales missions sont:

-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.

- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.

- Gérer la messagerie du ST.

- Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.

- Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service

- Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi d’ activités (boxes up, radar pédagogique, …)

- Assurer le suivi des demandes liées à l’occupation du domaine public : permissions de voirie, arrêtés de circulation, demandes d’occupation temporaire, arrêtés d’alignement, etc.

- Assurer le classement papier et numérique des documents.

- Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux

- Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi

-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments communaux

-Gérer le suivi administratif des établissements recevant du public (et notamment les suites des avis des commissions de sécurité et d’accessibilité)

-Assurer l’actualisation permanente des tableaux d’heures effectuées par les agents du service

-S’assurer de la bonne instruction administrative des demandes de manifestations sur le territoire de la commune

-Recenser les besoins lors d’évènements et transmettre aux services concernés

-Déclarer les pannes Sydev

-Recenser les espaces verts avec le logiciel Géo Vendée

-Mettre à jour la base adresse locale

-Assurer le suivi des stationnements taxi

-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA

-Participer au suivi des sinistres, en lien avec les services concernés et les assurances.

Profils recherchés

- Aisance rédactionnelle et Aisance avec l'outil numérique

- Qualités rédactionnelles et relationnelles

- Une première expérience en secrétariat technique sera apprécié

- Grande polyvalence

- Autonomie

- Aptitude aux relations humaines et maîtrise de soi,

- Sens du service public et du travail en équipe,

- Respect du devoir de discrétion et de réserve,

- Rigueur et sens de l'organisation,

- Esprit d'analyse et de synthèse, diplomatie,

- Expérience significative sur un poste similaire obligatoire