Secrétaire du lycée professionnel maritime de Ciboure (H/F)

Vos missions en quelques mots

Le poste de secrétaire est un poste clé pour le bon fonctionnement de l'établissement scolaire, à l'interaction interne des différents services qui le composent et en relation avec les interlocuteurs externes.

Il vient en appui au chef d'établissement et à l'équipe de direction.

Secrétariat :

- Gérer le planning de rendez-vous et le secrétariat du directeur et contrôler les échéances

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité et le traitement du courrier et des courriels

- Gérer des dossiers spécifiques et des événements en lien avec l'activité de l'établissement, en fonction des besoins des différents services

- Préparer et organiser les séances du conseil d'administration, y compris prise de note et rédaction du procès-verbal et lien avec les autorités de contrôle

- Gestion des dossiers de bourses nationales et du Fonds Social Lycéen (FSL)

- Participer activement à la promotion de l'établissement et des métiers de la mer : communication, cartes de voeux, collecte taxe d'apprentissage, journées portes ouvertes, etc.

- Participer et rédiger le compte-rendu de la réunion pédagogique bimensuelle, diffusion du compte-rendu du CODIR

- Archiver physiquement et électroniquement les documents traités

- Aide ponctuelle à l'accueil physique et téléphonique du lycée des différents interlocuteurs

- Au besoin, assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation de supports écrits et assurer la prise de notes et la rédaction de compte-rendu des réunions

Gestion des ressources humaines :

- Gestion du personnel (contrat de travail et mise en paiement, arrêt maladie, suivi médical, avancement-promotion, mobilités, demande de formation, état des grévistes...)

- Suivi des élections professionnelles, compte épargne temps (CET), forfait mobilités durables (FMD)

- Gestion des déplacements et missions des agents

- Gestion des dossiers contentieux

- Mise à jour et transmission du livret d'accueil, de l'organigramme et des listes du personnel

- Centralisation et aide au traitement/archivage des dossiers RH de l'ensemble des agents de l'établissement en lien avec les N+1.

Liaison hiérarchique :

Le poste de secrétaire de direction est positionné auprès du Directeur et est en lien direct avec l'équipe de direction : Directeur, Directeur Adjoint, Secrétaire Générale et Conseillère Principale d'Éducation.

- Interlocuteurs internes : Équipe de direction, documentaliste, infirmière, vie scolaire, enseignants, élèves et Formation Continue

- Interlocuteurs externes : directions et services des tutelles, partenaires de l'établissement, familles, service social maritime, autres établissements.

Profil recherché

Compétences opérationnelles :

- Accueillir et prendre des messages

- Enregistrer et classer les documents

- Rédiger et mettre en forme les documents

- Accueillir les populations concernées

- Travailler en équipe

- Structurer son travail

- Savoir planifier et respecter les délais

- Utiliser les outils bureautiques

- Savoir gérer les aléas,

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir rendre compte

- Apporter des réponses à des besoins spécifiques

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques : pack office, messagerie, pronote, orchidée, résana...

Compétences relationnelles :

- Discrétion et confidentialité

- Sens de l'organisation, respect des échéances

- Savoir travailler en transversalité

- Capacité d'adaptation et polyvalence

- Réactivité,

- Rigueur / Fiabilité

- Sens relationnel

Connaissances :

- Organisation du système éducatif, notions de fonctionnement des instances en établissement public local d'enseignement

- Techniques de communication écrite et orale, bon rédactionnel et orthographe.

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

• [email protected] • [email protected]

M. Jérôme JACQUES, directeur du Lycée maritime

Tél : 05 59 47 34 01

[email protected]

Secrétariat général de la DIRM SA : [email protected]

http://lycee maritime ciboure.fr/

Poste en présentiel

Bureau seul

Emploi du temps de 39h hebdomadaires annualisées en fonction de la fermeture de l'établissement.

Joindre obligatoirement à votre candidature :

- un CV

- une lettre de motivation

Et pour les agents de la fonction publique, les deux derniers comptes rendus d'entretien professionnel

N° RenoiRH : 1336330004

RIFSEEP : selon ancienneté

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction