Secrétaire du Premier Président à la Cour d'Appel de Fort-de-France

Vos missions en quelques mots

Secrétariat de direction :

· Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

· Accueil physique et téléphonique - renseigner des différents interlocuteurs

· Gérer l’agenda du premier president (prise de rendez vous, réponses à apporter aux invitations…)

· Gérer le courrier « arrivé »: le réceptionner, l’enregistrer, faire les recherches de précédents si necessaire, en assurer le suivi.

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· Gérer les mails (boite structurelle sect-ppn, mediation.civil, qpc)

· Dactylographie de notes, rapports, ordonnances administratives et couriers…

· Préparer des réunions (côte, ordre du jour, documentation à joindre…)

· Assurer le secretariat du secrétaire general

· Alimenter le DPJ et tenir à jour les enregistrements

· Procéder au classement et à l’archivage des documents et dossiers selon plan de classement

· Dactylographie du tableau de permanence des magistrats du siège , états mensuels des astreintes des magistrats du siège

Actes de gestion administrative

· Assurer la diffusion des notes, circulaires et autres documents en concertation avec le premier président ou le secrétaire general

· Préparer les élections des membres de la commission restreinte des magistrats du siege

· Assurer la préparation et le suivi des commissions et assemblées générales des magistrats du siege, de la commission plénière et l’assemblée générale plénière

· Préparer et organiser les audiences solennelles de rentrée judiciaire ou d’installation de magistrats en binôme avec le secrétariat du procureur général: gestion des invitations suivi des réponses, accueil des personnalités et placement dans la salle.

· Préparation des visites officielles en binôme avec le secrétariat du procureur général sous la coordination du chef de cabinet des chefs de cour

· Mise en forme des dossiers de prestation de serment, enregistrement sur wincica, envoi des convocations préparation du PV de prestation de serment, transmission du dossier au président et au représentant du parquet général transmission des copies du PV de prestation de serment en binôme avec le secretariat du procureur general

· Gestion du suivi des désignations des magistrats du siège par le premier président dans les diverses commissions extra juridictionnelles et organismes auxquels doivent participer ces magistrats en collaboration avec le secrétaire general

· Renouvellement des assesseurs des tribunaux pour enfants, du TASS

· Désignation des membres des commissions de disicipline

· Tâches administratives particulières liées aux élections politiques ou professionnelles (CSM, commission d’avancement) des magistrats du siege · Secrétariat du coordonnateur des médiateurs et conciliateurs · Elections des juges consulaires (préparation du PV, ordonnances)

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Profil recherché

Suite :

Activités annexes :

Surveillance ponctuelle de concours ou examen professionnel

Participation occasionnelle à l’organisation « d’accueil-café » dans le cadre de visites ministérielles ou d’accueil de personnalités.

Connaissances Circuits administratifs Organisation administrative et judiciaire Outils bureautiques Outils de communication Applicatifs métiers

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Savoir-faire Travailler en équipe Savoir organiser sa charge de travail Maîtriser les nouvelles technologies Maîtrise des rédactions particulières à l’emploi Maîtrise des techniques de classement et d’archivage Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique

Savoir-être Avoir le sens des relations humaines Avoir le sens de l’organisation Faire preuve de rigueur Faire preuve d’initiative et de polyvalence Être autonome Faire preuve de discrétion Savoir anticiper

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience antérieure en tant que secrétaire de direction est souhaitée.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formations prévues à l’école nationale des greffes

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité ✔ NON

Organisation de travail : Charte des temps : 37h30 hebdomadaire

Moyens mis à votre disposition : (matériel, logiciels spécifiques, …)

Un poste de travail équipé (informatique, téléphonie) ; des fournitures de bureau ; etc.

Nombre d’agents à encadrer

☐ A ☐B ☐C ✔ Sans objet

Restauration : une convention est établie avec un prestataire situé dans le centre-ville de Fort-de-France

Accessibilité en transport / Parking : Néant

Suite des actes de gestion

· Gestion des commissaires aux comptes

Ressources humaines :

Gestion des effectifs · Gestion des dossiers administratifs des magistrats du siège (constitution des dossiers,classement de documents, desiderata, copie et transmission des fiches d’évaluation, suivi des congés, alimentation et gestion des CET, transmission des demandes d'arrêts maladie et de congés statutaires au SAR, inscription au tableau d’avancement, gestion des demandes de cartes professionnelles...) · Frappe des décisions de primes modulables · Gestion des MTT et magistrats honoraires

Suivi des dossiers du parquet Général : · Veiller au suivi des dossiers signalés (compétence avocat général), des requêtes des particuliers contre les officiers ministériels (compétence PG) · Suivi des dossiers d’extradition et de commissions rogatoires internationales : enregistrement du dossier, établissement de courrier, suivi du retour du procureur, transmission de la réponse à la DACG.

Service support et logistique : · Prendre en charge les aspect logistiques · Gérer les planning de reéervation (utilisation de pilot) · Gérer les fournitures en l’absence de la secrétaire du directeur de greffe

Relation avec le secrétariat du premier président : L’agent pourra être amené à remplacer ses collègues assurant le secrétariat du procureur général en cas d'absence

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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Secrétaire