Secrétaire eds (h/f)

Descriptif de l'emploi

L’Espace Départemental des Solidarités (EDS) exerce des missions d’actions médico-sociales et éducatives, relevant

du service public départemental. Il réunit des équipes pluridisciplinaires qui mettent en oeuvre des missions de

prévention, de protection, de suivi et d’accompagnement des populations dans des domaines divers (accès aux droits,

à l’emploi, à la formation, aux soins, au logement…) sur un territoire composé d’une ou plusieurs communes. Ce

service propose un accompagnement durable et personnalisé aux personnes dont les situations sont les plus

complexes.

Missions / conditions d'exercice

Répondre au téléphone et réaliser les transferts d'appels pertinents en les

accompagnant jusqu'à leur prise en charge

Gérer et réguler la file d’attente d’accueil physique

Réaliser une première écoute pour une orientation vers l’interlocuteur adapté

Orienter les personnes qui ont RDV et prévenir les professionnels concernés

Désamorcer les situations délicates

Réaliser une pré évaluation sociale

Favoriser l’accès aux droits sociaux des personnes reçues

Informer les usagers sur les dispositifs spécifiques gérés par l’EDS

Mettre à disposition des personnes reçues les outils numériques

Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités

Gérer le courrier de l’équipe,

Transmettre les messages

Rédiger des documents : notes ou comptes rendus de réunion, courriers et courriels

Suivre la gestion du temps de travail de l’équipe (le cas échéant)

Assurer la logistique des actions collectives, et y participer

Participer à l’animation de la salle d’attente

Veiller à l’affichage des documents et leur actualisation

Veiller aux conditions d’accueil des personnes reçues

Etre positionné sur une thématique en tant que personne ressource

Profils recherchés

Les règles d'expression écrite et orale

Les tableaux de bord et outils de planification et suivi

Les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Intranet…)

Accueillir de manière adaptée le public ou interlocuteurs téléphoniques

Analyser les demandes des usagers et les réorienter si nécessaire

Travailler en collaboration, transmettre et partager des informations ou des tâches et suivre

des dossiers

Interpeller un collègue si besoin, passer le relais

Respecter les règles de la discrétion professionnelle et de confidentialité

Tenir l'agenda en hiérarchisant les priorités

Rédiger des écrits administratifs (note, compte-rendu…)

Adapter son activité en fonction des priorités

Utiliser les différents logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Avoir des capacités à s’adapter