Secrétaire en territoire (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Direction générale Adjointe Infrastructures, Direction des Routes et des Mobilités, Territoire Sud-Ouest, La secrétaire (h/f) assure un appui permanent au Responsable de territoire et à l'ensemble du territoire dans la gestion quotidienne de leurs activités. Il/Elle joue un rôle clé dans l'organisation, la communication et le suivi administratif des dossiers, facilitant ainsi la prise de décision et la coordination des actions.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat du territoire et des secteurs opérationnels :

Accueil | L'accueil physique et téléphonique

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Gestion administrative, assistance aux services | Récupération et/ou dépôt courrier

Gestion phase administrative pour les actes du GDP

Suivi intervention VQ, état routes VH

La frappe et/ou mise en forme du courrier et divers documents

La gestion du fonctionnement général et des moyens généraux

L'assistance à la procédure de passation des marchés publics

La gestion des archives et du classement

Gestion administrative | Instruction et constitution de dossiers

Classement et archivage

Tâches liées à l'activité de la Gestion du Domaine Public :

L'assistance aux procédures d'instruction GDP pouvant comprendre selon les organisations :

\- la réception des demandes et leur transmission,

\- la saisie des dossiers dans le logiciel SIREO,

\- Une préinstruction administrative des dossiers.

Contraintes du poste :

Le poste est soumis à des contraintes d'amplitude horaires 8h30 - 17h00 (ouverture des bureaux) à gérer sur l'ensemble du bureau administratif

Petits déplacements réguliers autour du site du territoire notamment pour la gestion du courrier.

Profils recherchés

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Savoir : | Connaissance des outils informatiques et bureautiques

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| Connaissances générales du fonctionnement administratif d'une collectivité publique

| Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe

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Savoir-faire | Techniques de secrétariat et rédactionnelles, prise de note

| Utilisation de l'outil informatique

| utilisation des suites bureautiques.

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Savoir-être | Organisation, rigueur, et méthode dans l'approche du travail

| Réactivité, disponibilité

| Sens de la communication et du travail en équipe (binôme)

| Capacités d'adaptation

| Gestion des priorités

| Discrétion professionnelle et réserve