Secrétaire Equipement F/H F/H

Vos missions en quelques mots

Mission générale du poste : - Assurer le secrétariat du secteur Equipements de l’hôpital Henri MONDOR secteurs ingénierie et comptabilité. Missions permanentes : - Assurer l’accueil téléphonique, filtrage et orientation des communications vers les destinataires, - Assurer l’accueil des visiteurs (rendez-vous, réunions, autres) - Gestion de l’agenda des Ingénieurs biomédicaux, - Organisation de réunions, réservation et préparation de salle, - Assurer l’interface entre les services, les sociétés et le secteur des équipements, - Dactylographier les courriers, tableaux et documents divers du secteur des équipements, - Assurer le suivi administratif de la matériovigilance, - Assurer le suivi et le classement des documents et dossiers, - Gérer le courrier de la Direction des Investissements (distribution et diffusion) - Gestion des commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques et hygiène, - Gestion des prêts de véhicules et salles de réunion en collaboration avec la secrétaire des travaux, - Gérer les procédures d’autorisation de prêts d’équipements à titre gracieux entre les sociétés, les services hospitaliers et les Ingénieurs biomédicaux ainsi que les procédures de réforme et dons d’équipements.

Missions ponctuelles : - Participer à l’élaboration des dossiers préparatoires aux réunions Plan d’Equipements – Plan de travaux, - Participer à la mise en place d’actions type recensement d’appareils, dégagements, etc… - Mise à jour des supports pratiques (documents types, listes, annuaires, etc…), demandes d’intervention techniques et informatiques - Participer à l’élaboration des dossiers DC4 - Venir en renfort des secteurs de comptabilité

Particularité du poste : - Assurer le remplacement de la secrétaire des travaux durant ses congés. - Assurer en cas d’absence les missions de l’assistante du directeur des investissements.

Profil recherché

Grade : Adjoint Administratif

- Discrétion, courtoisie, qualités de communication et d’accueil, - Capacité d’adaptation aux situations et de gestion des priorités, - Qualité relationnelles, - Rapidité d’exécution.

Secrétaire médicale / Secrétaire médical