Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité directe du Maire, le/la secrétaire général(e) de mairie met en œuvre les politiques décidées par l'équipe municipale et assure le fonctionnement administratif, budgétaire et comptable de la collectivité. Poste polyvalent de proximité, il/elle est l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des élus, des administrés, des partenaires institutionnels (préfecture, DGFiP, centre de gestion, intercommunalité) et le garant du respect des procédures et des délais réglementaires.

Missions / conditions d'exercice

Comptabilité, budget et finances

• Préparer, exécuter et suivre le budget principal et les budgets annexes sous le référentiel M57 (obligatoire pour toutes les collectivités depuis le 1ᵉʳ janvier 2024) : maquette budgétaire, DOB/ROB le cas échéant, décisions modificatives, compte administratif / compte financier unique (CFU).

• Assurer l'exécution comptable : engagements, mandatement des dépenses, émission des titres de recettes, contrôle du service fait, suivi des régies d'avances et de recettes.

• Tenir la comptabilité d'engagement, l'inventaire et l'état de l'actif en lien avec le comptable public (SGC / DGFiP).

• Suivre la trésorerie, les emprunts, les amortissements, la TVA et le FCTVA.

• Rechercher, monter et suivre les demandes de subventions (DETR, DSIL, Département, Région, fonds européens) et les dossiers de financement.

• Élaborer les tableaux de bord financiers et les analyses rétrospectives/prospectives d'aide à la décision pour la Maire, les élus et les commissions.

Assistance et conseil aux élus / secrétariat général

• Conseiller la Maire et les élus sur la faisabilité juridique, financière et technique des projets ; alerter sur les risques.

• Préparer, organiser et suivre le conseil municipal : convocations, notes de synthèse, rédaction des délibérations, comptes rendus, procès-verbaux, registre des actes.

• Rédiger les arrêtés du Maire, courriers, notes et conventions ; assurer la publicité et la transmission au contrôle de légalité.

• Assurer la veille juridique et réglementaire et la mise à jour des procédures internes.

Gestion des ressources humaines

• Gérer les carrières : actes administratifs, avancements, positions, retraites (CNRACL), dossiers individuels.

• Établir et contrôler la paie, les charges sociales et la DSN ; suivre le temps de travail, congés, absences et arrêts.

• Suivre le plan de formation, les entretiens professionnels et les relations avec le centre de gestion et le CST.

Commande publique, services à la population et fonctions support

• Marchés publics : évaluation du besoin, choix de la procédure, rédaction des pièces, publicité, analyse des offres, notification et suivi d'exécution.

• Accueil et relation à l'usager : renseignement du public, cimetière, CCAS, aide sociale, associations

• Gestion des archives, du courrier, des assurances, des contrats et abonnements.

Connaissances attendues

Finances publiques locales

Instruction budgétaire et comptable M57, CFU, nomenclature fonctionnelle, comptabilité publique, séparation ordonnateur/comptable, TVA, FCTVA, amortissements, régies

Environnement territorial

Organisation et compétences des collectivités, CGCT, rôle du Maire et du conseil municipal, contrôle de légalité, intercommunalité

Statut de la FPT

Code général de la fonction publique, carrières, paie, régime indemnitaire (RIFSEEP), temps de travail, obligations et droits des agents

Commande publique

Code de la commande publique, seuils, procédures adaptées, MAPA, exécution financière des marchés

Protection de l’environnement et droit rural

Dynamiques environnementales des territoires ruraux de montagne en particulier des enjeux de cohabitation entre activités pastorales et touristiques.

Numérique et données

Logiciels métiers (Cosoluce), Excel/Word, parapheur et signature électroniques, @ctes, Chorus Pro, RGPD et archivage

Profils recherchés

• Formation : Bac +3 minimum (licence de droit public) ou expérience équivalente reconnue.

• Expérience : une expérience en collectivité territoriale, en comptabilité publique ou en secrétariat de mairie d’un an minimum est nécessaire.

• Voies d'accès : mutation, détachement, liste d'aptitude, promotion interne (dispositif transitoire issu de la loi n° 2023-1380), inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut recrutement contractuel (art. L332-8 et L332-14 du CGFP).

• Formation obligatoire : les agents exerçant les fonctions de secrétaire général de mairie suivent une formation qualifiante dans les conditions fixées par le décret n° 2024-826 du 16 juillet 2024.

• Permis B nécessaire (déplacements ponctuels : préfecture, trésorerie, réunions intercommunales, formations).

Savoir-faire (compétences opérationnelles)

• Construire, exécuter et analyser un budget communal ; produire un tableau de bord fiable et lisible pour les élus.

• Rédiger avec rigueur des actes administratifs juridiquement sécurisés (délibérations, arrêtés, conventions).

• Organiser son activité en autonomie, hiérarchiser les urgences et respecter des échéances réglementaires non négociables.

• Traduire une contrainte technique ou juridique en une recommandation claire et actionnable pour les élus.

• Rechercher l'information, exercer une veille et sécuriser les procédures ; documenter et transmettre.

• Accueillir, écouter et orienter des publics variés, y compris en situation de tension.

Savoir-être (qualités professionnelles)

Discrétion et confidentialité :secret professionnel, discrétion sur les dossiers individuels et les délibérations en préparation — exigence absolue en petite commune

Neutralité et devoir de réserve :impartialité, loyauté envers l'institution quelle que soit la majorité municipale, laïcité

Rigueur et fiabilité : sens du détail, méthode, respect des délais, traçabilité du travail

Autonomie et sens des responsabilités : capacité à décider seul(e) dans son périmètre et à alerter à bon escient

Sens du service public : disponibilité, écoute, courtoisie, égalité de traitement des usagers

Adaptabilité : polyvalence, gestion des interruptions, capacité à passer d'un dossier à l'autre

Diplomatie et fermeté : savoir dire non avec tact, poser un cadre juridique face à une demande pressante

Horaires :cycle de travail défini par délibération ; réunions en soirée (conseils municipaux, commissions) et disponibilité les jours de scrutin (dimanches d'élections)

Environnement : poste isolé : travail seul(e) sur une grande partie des dossiers, forte polyvalence, interruptions fréquentes par l'accueil du public

Pics d'activité :préparation budgétaire (janvier-avril), clôture d'exercice, périodes électorales, campagne de subventions

Moyens : poste informatique, logiciels métiers, téléphone, accès aux portails de l'État (@ctes, Chorus Pro, REU, DSN)

Sujétions :obligation de discrétion professionnelle et de neutralité ; assermentation pour certaines missions le cas échéant