Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions / conditions d'exercice

🏛️ Un poste polyvalent au cœur de la vie de notre village

Dans une petite commune comme Fleury-la-Forêt, le/la Secrétaire général(e) de mairie occupe un rôle central et stratégique. Véritable collaborateur(trice) du Maire et des élus, il/elle assure le bon fonctionnement administratif de la commune et constitue souvent le premier interlocuteur des habitants.

Le poste nécessite donc une grande polyvalence, de l’autonomie, de la rigueur, de l’adaptabilité et un véritable sens du service public.

Vous serez notamment chargé(e) de :

👥 Accueil et information du public : accueil physique, téléphonique et accompagnement des habitants dans leurs démarches ;

📝 État civil : actes, mariages, PACS, décès, reconnaissances et suivi des registres ;

🏛️ Conseil municipal : préparation des séances, convocations, rédaction des procès-verbaux et délibérations, suivi des décisions ;

📂 Gestion administrative : courriers, dossiers, actes administratifs, demandes des administrés et suivi des différents partenaires ;

💶 Budget et finances communales : préparation et suivi budgétaire, comptabilité, dépenses et recettes, suivi de l’exécution budgétaire et échanges avec les services concernés ;

🏗️ Urbanisme : accueil et accompagnement des administrés, enregistrement et suivi des dossiers, certificats et autorisations d’urbanisme ;

👤 Ressources humaines : gestion administrative du personnel communal, paie et suivi des dossiers individuels ;

🗳️ Élections : préparation et organisation des scrutins, tenue des listes électorales et organisation matérielle des élections ;

💰 Subventions : préparation et suivi des demandes de subventions et des dossiers auprès des différents partenaires ;

⚖️ Veille juridique et réglementaire : suivi de la réglementation applicable aux communes et appui au Maire et aux élus ;

📬 Gestion de l’Agence Postale Communale, dont vous assurerez également l’accueil et les opérations ;

📢 Communication municipale : conception, rédaction et diffusion des informations de la commune sur les différents supports de communication, notamment PanneauPocket, le site internet communal et les autres supports numériques ou imprimés ;

🤝 Relations avec les partenaires : intercommunalité, services de l’État, Département, Région, trésorerie, organismes publics et différents intervenants de la commune.

📬 Gestion de l’Agence Postale Communale

Le/la Secrétaire général(e) assurera également la tenue et la responsabilité de l’Agence Postale Communale.

À ce titre, il/elle sera notamment chargé(e) de :

- l’accueil et l’accompagnement des usagers de l’Agence Postale ;

- la réalisation des opérations postales et financières autorisées ;

- la gestion quotidienne de l’agence ;

- le suivi des opérations et des procédures propres à La Poste ;

- la tenue de la caisse et le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;

- le maintien d’un service de proximité essentiel aux habitants de la commune.

Cette mission fait pleinement partie du poste et nécessite rigueur, sens de l’accueil, discrétion et aisance dans la relation avec le public.

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :

- respecter les délais réglementaires ;

- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- contrôler et évaluer les actions des services ;

- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :

- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;

- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.