Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous le contrôle du Maire, réalise, seul, l’ensemble des opérations suivantes relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, marchés publics, comptabilité, gestion des ressources humaines, élections, conseil municipal, gestion des courriers, facturation eau.

Conseil aux élus.

Accueil et information des usagers.

Appui aux activités des agents techniques.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil

Renseigner les usagers

Recueillir des documents et les transmettre à différents services

Prendre des rendez-vous

- Communication

Faire vivre le site internet et l’application PanneauPocket

- Secrétariat

Rédiger des courriers et des mails, répondre au téléphone

Rédiger des actes (délibérations et arrêtés)

Elaboration et gestion des marchés publics

- Conseil municipal

Rédiger les convocations

Participer au conseil

Rédiger les compte-rendu

-Elections

Tenir à jour les listes électorales

Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote

Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Etablir les liens nécessaires avec l’INSEE pour la mise à jour des listes électorales

-Tenue de l’Etat Civil / population

Rédiger les actes d’état civil

Tenir les registres d’état civil

Effectuer le recensement militaire

Renseigner le fichier SNe concernant les demandes de logements sociaux

Transmettre les actes à l’INSEE et aux différentes institutions

-Comptabilité / Gestion financière

Participer à l’élaboration du budget

Établir des mandats et des titres

Elaborer et suivre le budget et préparer des Décisions Modificatives

Déclarer la TVA et FCTVA

-Gestion des Ressources Humaines

Etablir les salaires

Suivre les dossiers des agents

Inscrire les agents aux formations

- Etablir le rôle d’eau

-Assurer l’assistance et le conseil aux élus

Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal

Conseiller les élus et alerter sur les risques administratifs et juridiques

- Urbanisme

Enregistrer les demandes de PC CU DP

Envoyer les dossiers aux différents organismes ( service urbanisme CCUR, préfecture, notaires,…)

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :

- respecter les délais réglementaires ;

- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- contrôler et évaluer les actions des services ;

- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :

Capacité d’analyse et de synthèse.

Rigueur et organisation.

Esprit d’initiative et de décision.

Autonomie.

Sens de la relation humaine.

Écoute, empathie, discrétion.