Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions / conditions d'exercice

Vous serez la collaboratrice du Maire et des élus municipaux

Vous assurez les missions suivantes :

ASSISTANCE A L’AUTORITE TERRITORIALE

- Conseiller et aider à la décision des élus

- Assister l’autorité territoriale aux orientations stratégiques de la commune

- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

- Veiller à la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la commune

ORGANISATION DU CONSEIL MUNICIPAL

- Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques

- Suivre et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal

ELABORATION DES BUDGETS / SUBVENTIONS / MARCHES PUBLICS / COMPTABILITE

- Elaborer les budgets (principal et annexes), assurer le suivi

- Assurer le montage des dossiers d’opérations liées à l’investissement avec recherche de subventions, suivi administratif et financier

- Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics

SECRETARIAT DU MAIRE ET DES ELUS

- Préparer la tenue de réunions thématiques en lien avec les projets communaux

- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)

- Participer aux réunions

- Gérer le courrier

RESSOURCES HUMAINES

- Manager les équipes administratives

- Veiller à la bonne gestion administrative des dossiers

- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives (évaluations…)

- Gérer les recrutements

- Mettre en place les conventions

- Assurer une veille réglementaire et technique

AUTRES (PONCTUEL)

- Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes

- Aider à la gestion de l’état civil

- Aider au suivi de la gestion du cimetière

- Aider aux dossiers de voirie et d’urbanisme

- Accueillir le public

- Tenir le standard téléphonique

- Tenir le cahier de demandes des administrés et transmettre ces informations aux élus

- Tenir le cahier des demandes d’intervention et transmettre à sa hiérarchie ou aux agents techniques de la commune si nécessaire

- Rendre compte aux élus des demandes des administrés

Profils recherchés

Savoir et savoir-faire :

- SAVOIRS :

- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

- connaître la comptabilité publique (M57 et M49)

- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :

- respecter les délais réglementaires ;

- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- contrôler et évaluer les actions des services ;

- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :

- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;

- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.

Qualifications / Diplômes requis :

• Diplôme de Niveau 5 ou 6

• Expérience sur un poste équivalent en collectivité territoriale