Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Collaborateur.trice direct.e du Maire, le.la Secrétaire Général.e de Mairie accompagne techniquement et juridiquement les élus et met en œuvre les décisions municipales.

Missions / conditions d'exercice

Administration générale :

- Gérer les appels entrants, accueillir et orienter les habitants, gérer les demandes de rendez-vous, les interventions des prestataires

- Garantir le traitement du courrier postal et électronique

- Appréhender le fonctionnement des services et connaître les bâtiments et infrastructures communales

- Se tenir en lien permanent avec les élus et les institutions, alerter chaque fois que nécessaire

- Préparer et mettre en forme les décisions, délibérations, actes et tout document administratif

- Organiser les dossiers des instances et l’archivage

- Participer aux conseils municipaux

- Participer à certaines réunions internes ou externes sur demande du Maire

- Veiller au respect des échéances obligatoires, à la mise en conformité réglementaire, assurer une veille réglementaire

- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques

- Assurer le suivi des contrats de prestations de service et éventuels contentieux

- Gérer les contrats de location de la salle des fêtes, l’utilisation des bâtiments communaux par les associations

- Prendre en charge les déclarations d’état civil et les concessions cimetière

- Assister les élus dans l’organisation des scrutins

- Garantir la mise à jour des procédures

Gestion comptable et financière – marchés publics - urbanisme :

- Etablir les bons de commandes et les engagements

- Traiter les factures fournisseurs, contrôler les pièces justificatives, comptabilisation et archivage les pièces comptables, émettre les mandats, préparer les titres de recettes

- Procéder aux opérations de clôture comptable en relation avec le comptable public

- Assister le Maire dans la préparation et l’exécution budgétaire

- Saisir et transmettre dans les délais impartis les budgets, décisions modificatives et comptes

- Réaliser des analyses financières pour éclairer les élus

- Assister le Maire et les Adjoints dans le suivi des subventions, préparer les justificatifs, solliciter les partenaires si nécessaire

- Assister le Maire et les Adjoints dans la rédaction des appels d’offres et le suivi des marchés publics

- Gérer les achats de petites fournitures et denrées : consultation des fournisseurs, commandes, gestion des stocks

- Connaissance en urbanisme : règles générales, gestion des autorisations, contrôle …

Ressources humaines :

- Suivre les dossiers du personnel : déroulement de carrière, contrat de travail pour les contractuels, médecine du travail, entretien annuel, formation professionnelle

- Assurer le respect des règles d’hygiène, de sécurité et de santé au travail (document unique, EPI, formations obligatoires)

- Suivi des temps et les absences des agents : congés, récupérations, arrêts …

- Déclaration et le suivi des arrêts de travail

- Recueil des données et la réalisation des paies

- Élaboration des déclarations sociales

- Suivi des contrats de mutuelle et prévoyance complémentaire

Profils recherchés

Profil recherché :

- Formation en comptabilité ou finances publiques

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de la comptabilité publique M57

- Flexibilité dans les compétences pluridisciplinaires demandées

- Maitrise des logiciels métiers et des outils bureautiques

- Sens de l’organisation, autonomie, sérieux, réactivité, confidentialité et discrétion professionnelle

- Qualités relationnelles et sens du service public

- Bonne expression écrite et orale