Secrétaire général de mairie (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la directive du Maire :

Assurer les services administratifs en lien avec les élus. Assistance et conseil auprès des élus. Mise en œuvre des décisions des élus.

Supervise les agents communaux.

Poste d’accueil ponctuellement (congés et absences) : accueil physique et téléphonique, état-civil et urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

Assistance à l’autorité territoriale :

- Aider à la décision et conseil des élus

- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

- Assurer la veille juridique

- Coordonner le recensement de la population

- Gérer les archives communales

Organisation du Conseil Municipal :

- Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques

- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des compte-rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

- Etre présent(e) aux réunions du Conseil Municipal

Elaboration du budget/dossiers de subventions/ marchés publics :

- Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie

- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche des subventions et suivi administratif et financier des projets

- Assurer le montage, le suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics

- Comptabilité d’investissement

- Etablissement de la paye

Secrétariat du Maire et des élus :

- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs

- Organiser et participer à la commission des Finances

- Préparer et répondre aux courriers et courriels divers (particuliers, administrations)

- Participer aux réunions diverses

Ressources Humaines :

- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents

- Suivi de l’absentéisme et des dossiers d’assurance statutaire

- Elaborer les actes administratifs (contrats, arrêtés,…)

- Préparer et tenir les entretiens professionnels

- Assurer la mission d’assistant de prévention

Profils recherchés

- SAVOIRS :

- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :

- respecter les délais réglementaires ;

- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- contrôler et évaluer les actions des services ;

- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :

- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;

- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.