Secrétaire gestionnaire en charge de la logistique et de suivi des réservations des salles municipales (H/F)

Descriptif de l'emploi

CONTEXTE ET FINALITE DU POSTE :

Au sein du service Animation, placé(e) sous l'autorité directe du responsable de service Evénementiel, le (la) chargé(e) de logistique et de suivi de réservation des salles municipales a pour mission de seconder le responsable des salles municipales dans le suivi des réservations des salles municipales. Il veille également à la gestion, au suivi et au transport de tout le matériel événementiel : mobilier, boissons, signalétique... Pour finir, il soutient le service Evénementiel lors de tous ces événements et en particulier pour l'accueil des cirques, des braderies et des fêtes foraines.

ACTIVITES DU POSTE :

Activités :

SUIVI DES RESERVATIONS DES SALLES MUNICIPALES (en lien avec le responsable des salles municipales) :

❱ Prendre contact avec les associations et services pour qualifier leur demande.

❱ Veiller au respect des deadlines.

❱ Rédiger les conventions de prêt.

❱ Accueillir les associations et services pour la signature de leur convention.

GESTION ET SUIVI DU MATERIEL DU SERVICE EVENEMENTIEL :

❱ Gérer le matériel en coordonnant les entrées et sorties.

❱ Veiller au bon rangement du matériel.

❱ Réaliser les inventaires (boissons des spectacles seniors, bâches, écocups, bracelets...).

❱ Passer les commandes et les vérifier.

❱ Gérer le lavage du matériel en lien avec le service Intérieur (écocups, housses de table etc..).

❱ Assurer la gestion du matériel de communication événementielle (pose de calicots, plumes...) et relayer les besoins auprès du service Communication.

SOUTIEN LOGISTIQUE, TECHNIQUE ET OPERATIONNEL SUR LES EVENEMENTS :

❱ Chargement, transport, montage, démontage, déchargement, stockage et rangement du matériel événementiel.

❱ Accueil des prestataires.

❱ Participation aux différents événements mis en place par le service.

❱ Relais et soutien sur les événements organisés par le service et principalement l'accueil des cirques, fêtes foraines et braderies.

Relations fonctionnelles :

❱ Echanges réguliers avec le gestionnaire des salles municipales du service Evénementiel.

❱ Relations régulières avec les services, les associations et autres partenaires qui utilisent les salles municipales.

❱ Echanges fréquents avec le responsable du service Evénementiel.

Missions / conditions d'exercice

CONTEXTE ET FINALITE DU POSTE :

Au sein du service Animation, placé(e) sous l'autorité directe du responsable de service Evénementiel, le (la) chargé(e) de logistique et de suivi de réservation des salles municipales a pour mission de seconder le responsable des salles municipales dans le suivi des réservations des salles municipales. Il veille également à la gestion, au suivi et au transport de tout le matériel événementiel : mobilier, boissons, signalétique... Pour finir, il soutient le service Evénementiel lors de tous ces événements et en particulier pour l'accueil des cirques, des braderies et des fêtes foraines.

ACTIVITES DU POSTE :

Activités :

SUIVI DES RESERVATIONS DES SALLES MUNICIPALES (en lien avec le responsable des salles municipales) :

❱ Prendre contact avec les associations et services pour qualifier leur demande.

❱ Veiller au respect des deadlines.

❱ Rédiger les conventions de prêt.

❱ Accueillir les associations et services pour la signature de leur convention.

GESTION ET SUIVI DU MATERIEL DU SERVICE EVENEMENTIEL :

❱ Gérer le matériel en coordonnant les entrées et sorties.

❱ Veiller au bon rangement du matériel.

❱ Réaliser les inventaires (boissons des spectacles seniors, bâches, écocups, bracelets...).

❱ Passer les commandes et les vérifier.

❱ Gérer le lavage du matériel en lien avec le service Intérieur (écocups, housses de table etc..).

❱ Assurer la gestion du matériel de communication événementielle (pose de calicots, plumes...) et relayer les besoins auprès du service Communication.

SOUTIEN LOGISTIQUE, TECHNIQUE ET OPERATIONNEL SUR LES EVENEMENTS :

❱ Chargement, transport, montage, démontage, déchargement, stockage et rangement du matériel événementiel.

❱ Accueil des prestataires.

❱ Participation aux différents événements mis en place par le service.

❱ Relais et soutien sur les événements organisés par le service et principalement l'accueil des cirques, fêtes foraines et braderies.

Relations fonctionnelles :

❱ Echanges réguliers avec le gestionnaire des salles municipales du service Evénementiel.

❱ Relations régulières avec les services, les associations et autres partenaires qui utilisent les salles municipales.

❱ Echanges fréquents avec le responsable du service Evénementiel.

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES POUR EXERCER LE POSTE :

Savoir :

❱ Gestion de stocks.

❱ Méthodes et outils de planification.

Savoir-faire :

❱ Capacité d'adaptation aux différents publics rencontrés.

❱ Sens du service public et de l'accueil.

Savoir-être :

❱ Discrétion professionnelle et confidentialité.

❱ Sens du service public et de l'accueil.

❱ Sens développé du travail en équipe.

❱ Autonomie dans le travail, rigueur, organisation.

❱ Réactivité et disponibilité.

❱ Qualités relationnelles.

CONDITIONS ET MODALITES D'EXERCICE :

Moyens à disposition (matériel nécessaire) : Ordinateur / ligne téléphonique.

Equipement de protection individuel : oui

Si oui, à préciser : chaussures de sécurité, gants de manutention, pantalon de travail.

Facteurs de pénibilité : Fréquente station debout prolongée, port de charges lourdes.

Lieu de l'activité : Bureau principalement.

Déplacements (type et fréquence) : Ponctuels.

Conditions de l'activité : Travail au bureau, selon les événements, disponibilité soir, week-end et jours fériés.

Poste télétravaillable (sous réserve de l'accord hiérarchique / organisation de service) : oui

Temps de travail (amplitude / cycle) : 38h/semaine sur 4,5 jours, amplitude variable en fonction des événements.

NBI : Non

Cadre d'emploi : Adjoint administratif.