Secrétaire

Descriptif de l'emploi

La résidence autonomie accueille des personnes âgées autonomes ou relativement autonomes, en leur proposant un cadre de vie sécurisant, convivial et adapté à leurs besoins. L’établissement veille au maintien de l’autonomie, au bien-être et à la qualité de vie des résidents.

Dans ce cadre, nous recherchons un(e) secrétaire pour assurer le suivi administratif de l’établissement et contribuer à son bon fonctionnement quotidien.

Vous serez sous la responsabilité du bureau du Syndicat intercommunal à vocation unique

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité de la présidente, vous assurez les missions suivantes :

Accueil et communication : accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, des visiteurs et des partenaires.

Gestion administrative : rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes d’information et documents administratifs.

Suivi des dossiers des résidents : constitution, mise à jour et classement des dossiers administratifs, suivi des entrées et des sorties.

Gestion du secrétariat : traitement du courrier, gestion des courriels, classement, archivage et suivi des documents.

Appui à la direction : préparation des réunions, gestion des agendas, suivi des tableaux de bord et participation à l’organisation de la vie de l’établissement.

Gestion des relations avec les partenaires : échanges avec les familles, les fournisseurs, les services administratifs et les intervenants extérieurs.

Contribution à la vie de la résidence : transmission des informations utiles à l’équipe et participation à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des résidents.

Profils recherchés

Formation en secrétariat, gestion administrative ou domaine équivalent.

Une expérience dans un établissement médico-social, une résidence pour personnes âgées ou une structure d’accueil serait appréciée.

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).

Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

Sens de l’accueil, écoute, patience et qualités relationnelles.

Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et sens des responsabilités.

Capacité à travailler en équipe, autonomie et polyvalence.