Secrétaire*LFPG/EXPL

Vos missions en quelques mots

ACTIVITES COMMUNES AU SEIN DU POLE :

Assure le bon fonctionnement du secrétariat du Service Met à jour les réservations de salle pour les réunions du SE Assure la gestion documentaire (enregistrement, diffusion, archivage) du Service en relation avec l'ensemble des entités Assure la permanence d'accueil de 09h00 à 17h30 Assure la permanence téléphonique du Service de 09h00 à 17h30 Tient à jour individuellement son planning sur OLAFATCO en s'assurant d'une permanence chaque jour d'au moins un(e) secrétaire en présentiel Participe à la réunion annuelle des secrétariats de l'organisme En cas de mouvement social, s'assure de la remise des astreintes et en assure la traçabilité Assure la gestion de la boite fonctionnelle du secrétariat SE Assure la gestion du courrier électronique et postal au sein du SE Assure la gestion et la traçabilité des visites Crée un répertoire annuel pour chaque agent pour (liste non exhaustive) : - Gestion et traçabilité des absences syndicales, - Gestion et traçabilité des permis, - Gestion et traçabilité des demandes d'OM, - Gestion et traçabilité des demandes d'entrainement aérien. Gère les demandes de la sub Etudes et du pôle Outils Assure le traitement des demandes urgentes en dehors du périmètre défini de chacun(e) Gère les parafeurs au sein de l'organisme Met en forme et diffuse les comptes rendus Collecte les permis T/M/P au BLS Assure la gestion des cartes de parking d'Orly Assure la numérisation des formulaires d'entretiens individuels Assure la mise à jour des lutins CO/COT/NI et la mise à jour des lutins CO/COT/NI dans les sites opérationnels Assure la gestion administrative des visites mensuelles TWR/APP

ACTIVITES SPECIFIQUES SE/PRH :

Rédige et diffuse le compte-rendu de la réunion de Service hebdomadaire Gère les boites aux lettres physiques des agents Diffuse les NDS, les appels à candidatures et les décisions d'intérim Crée des évènements dans les agendas des agents concernés par les rendez-vous et réunions Réserve les salles de réunion pour le compte de la direction du Service et du PRH Gère les demandes de permis T/M/P, les récupère au BLS et assure l'archivage des dossiers Est le point de contact téléphonique privilégié de la direction du SE Effectue les Demandes d'Achats (DA) sur le SIF formulaire pour le compte de la direction du service et du PRH Assure la gestion des visites de la direction Assure la gestion des fournitures du Service Assure la gestion des badges SPS

Profil recherché

COMPETENCES (Préciser le niveau de compétence : 1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé, 4- Expertise)

Techniques de base : - 2 Connaissance environnement navigation aérienne et aéroportuaire - 2 Connaissance organisation de la DGAC - 3 Connaissance des exigences et procédures de gestion documentaire - 3 Connaissance des outils bureautique - 2 Connaissance de la langue anglaise

Qualités requises : - Sens de l'organisation - Qualité d'analyse et de synthèse - Sens du dialogue et des relations humaines - Capacité d'initiative, discrétion et confidentialité - Rédaction de compte-rendu, lettres - Faculté d'adaptation à des sollicitations multiples au sein du SE - Capacité à rendre compte et à travailler en équipe dans un environnement opérationnel

FORMATION D'INTEGRATION : - Formation aux outils de la subdivision Instruction

Vacant à partir du 24/12/2026

Secrétaire