Secrétaire médicale / Adjoint administratif - Service Imagerie Médicale

Vos missions en quelques mots

Missions principales :

La secrétaire médicale joue un rôle majeur dans le service. Elle réalise des opérations de gestion d’information, de traitement de données, d’organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement du service et à leurs relations internes et externes.

· Accueillir

· Renseigner

· Planifier

· Gérer

· Saisir

· Classer

Afficher la suite

· Prioriser en fonction de l’activité et faire face à l’imprévu

· Enregistrer et communiquer des éléments d’information relatifs aux soins d’un patient

· Constituer des dossiers permettant le suivi administratif

· Respecter le secret médical, la discrétion professionnelle

· Rédiger des comptes-rendus, des notes, etc.

Missions spécifiques en lien avec la qualité :

· Déclaration des EI et contribuer à leur analyse

· Participation aux EPP et CREX au sein du service et du pôle

· S’informer du suivi du PAQSS du service

· Contribution à l’élaboration et à la réactualisation des procédures, fiches techniques

· Participation aux réunions de services (4 par an minimum).

Autres missions spécifiques :

· Néant

- Fonction d’encadrement :

Possible encadrement des stagiaires, élèves, nouveaux arrivants

Profil recherché

Savoir faire

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

· Accueillir et accompagner des stagiaires et nouveaux arrivants

Afficher la suite

· Travailler en équipe / en réseau

· Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence (vocabulaire médical, orthographe)

· S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

· Utiliser l’outil informatique et les différents logiciels métier

· Gérer ses émotions, son stress

· Respecter les délais de transmission des courriers médicaux

· Evaluer la pertinence / la véracité des données et / ou informations lors de l’accueil administratif du consultant et / ou hospitalisé

· Respecter le secret médical et la discrétion professionnelle.

Savoir être

· Capacité d’adaptation

· Capacité à travailler en équipe

· Comportement adapté dans ses relations avec autrui

· Rigueur

· Organisation

· Méthodologie

· Sens de l’écoute

· Polyvalence

· Discrétion et disponibilité

· Bienveillance

· Sens de l’organisation

· Autonomie

· Esprit d’initiative

· Maitrise de soi

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : AMA (Assistant médico-Administrative) ou Bac + 2 minimum en secrétariat médical, gestion administrative ou équivalent

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

· Expérience préalable dans un service administratif hospitalier souhaitée.

. Connaissance des organisations de soins et des enjeux de la fonction publique hospitalière.

Activités

· Accueil physique et téléphonique des patients, des consultants

· Conception et rédaction de documents techniques, relatifs au domaine d’activité

· Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, etc.)

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale

· Identification et recensement des besoins et attente des patients

· Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)

· Tenue à jour du dossier patient

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

· Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers, fournitures

· Utilisation des outils bureautiques

· Mise en œuvre des procédures institutionnelles (ex : communication du dossier patient, etc.)

· Prise de note, frappe et mise en forme de documents

Statut : titulaire de la fonction publique hospitalière / CDD / CDI Catégorie : C ou B (si AMA)

Organisation du travail : - Poste à 50% - Horaires : Horaires régulés en fonction du service, du lundi au vendredi soit de : • 9h00 à 17h00 • 9h00 à 17h00 • 9h00 à 17h00 • 9h00 à 17h00 • 9h00 à 17h00 • 9h00 à 17h00 - Repos fixe - Organisation du temps de travail : du lundi au vendredi – base de 37h30

Lieu de travail : Pôle Le Blanc Déplacements liés à la fonction : oui

Suppléance (le cas échéant) : Néant

Vacant à partir du 01/11/2026

Secrétaire