Secrétaire Médicale

Vos missions en quelques mots

PSYCHIATRIE Cs psychotrauma, HC, CMP OrsayMISSION

Texte de références :

Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :

Famille : GESTION DE L'INFORMATION

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale

Code métier : 40L20

Missions générales

Accueillir et renseigner les patients, leurs familles, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient et au bon fonctionnement des structures extra hospitalières du service.

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Communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

Assurer la continuité de service du secrétariat sur l’extra hospitalier.

Prioriser les taches en fonction des demandes de prise en charge en urgence.

Missions spécifiques

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles,

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus médicaux, statistiques, tableaux de bords,

- Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,

- Gestion et coordination médico-administrative (diffusion et suivi des plannings des médecins et des psychologues, , gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements...),

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens, transports...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles,

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) et des mouvements journaliers,

- Tenue à jour du dossier patient,

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes

- Participation à l’élaboration du rapport d’activité

- Tenue des tableaux de service

Organisation et missions ponctuelles

Accueil et encadrement de stagiaires

RELATIONS HIERARCHIQUES

Cadres de santé

Cadre de pôle

Directrice des Ressources Humaines

Directeur Général

RELATIONS FONCTIONNELLES

Médecins chefs de service, médecins responsables des structures

Secrétaire coordinatrice du GHNE,

Equipe médicale et paramédicale

Service des admissions pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients, Agences Régionales de santé (ARS)

Encadrement pour la cohésion de l’organisation de l’équipe et de la structure

Partenaires internes au GHNE et externes sanitaires, sociaux et médico sociaux.

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

35 heures avec RTT selon la réglementation en vigueur et les besoins du service

Poste à temps plein

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplômes

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Capacités requises

Discrétion, respect du secret professionnel et le devoir de réserve

Rigueur et sens de l’organisation, Sens des responsabilités, Esprit d’initiative à la hauteur de ses fonctions,

Capacité d’écoute,

Polyvalence face à la diversité des tâches.

Capacité à travailler en collaboration avec l’ensemble des partenaires hospitaliers dans le respect du travail d’autrui,

Maîtrise de soi, capacité à gérer les situations d’urgence, à anticiper les situations de violence,

Adaptabilité aux changements, notamment à la charge de travail,

Capacité à s’inscrire dans une dynamique d’évolution de ses pratiques et de ses connaissances,

Disponibilité et ponctualité,

Connaissances attendues (formations possibles)

Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Connaissance des logiciels métiers (Cpage, Dx Care, Cora)

Connaissance de l'environnement médical et des réglementations

Expériences souhaitées :

Expérience en secrétariat au sein d’un centre hospitalier serait un plus

Vacant à partir du 30/07/2026

Secrétaire