SECRETAIRE MEDICALE F/H

Vos missions en quelques mots

▪ Secrétariat du Chef de Service ▪ Secrétariat du service ▪ Préparation des rentrées universitaires en relation avec la faculté (janvier, mai, aout et novembre) ▪ Les deux secrétaires constituent un binôme, se remplacent et s’entraident, y compris lorsque l’une ou l’autre n’est pas en capacité d’exercer certaines missions Missions générales et permanentes ▪ Mission d’accueil physique et téléphonique et prise des messages ▪ Prise de rendez-vous de consultations spécialisées et des demandes enregistrées sur LORAH ▪ Réception et réponse des mails de la boite générique ▪ Numérisation de documents à insérer dans le dossier patient ORBIS ▪ Organisation et programmation de toutes les réunions du service (diffusion des avis de réunion, réservation de salles en lien avec le secrétariat de Direction du site, aspects logistiques) ▪ Gestion du courrier postal (départ et réception, tri, diffusion) ▪ Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, papier à entête…) ▪ Assurer l’interface entre le chef de service, l’encadrement (transmission d’information par mail…) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l’hôpital ▪ Gestion des demandes de dossiers médicaux en rapport avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA) ▪ Frappe des CR médicaux ▪ Gestion des plaintes avec la Chargée des Relations Avec les Usagers (CRUA) ▪ Commande des fournitures de bureau (petits matériels) en lien avec la logistique Missions spécifiques ▪ Relation avec la faculté d’odontologie pour l’arrivée des étudiants en formation initiale et continue et Erasmus ▪ Préparation des arrivées et départs des médecins, internes, externes, Erasmus ▪ Préparation et validation des plannings à l’année N+1 avec le chef de service et son adjoint ▪ Aide à l’organisation des Examens Cliniques Objectifs Structurés (ECOS) : réservation salles, fléchage, logistique ▪ Gestion mensuelle du tableau de présence médicale avec mise à jour régulière sur CHRONOS et suivi des autorisations d’absence en lien avec le bureau du personnel médical de Bichat ▪ Accueil des candidats en observation dans le cadre de la procédure « passerelles » en odontologie ▪ Référente ORBIS pour la modification des agendas de consultation en lien avec l’équipe SMAX pour la création ▪ Mise à jour du site institutionnelle via BASINS Missions ponctuelles ▪ En l’absence du cadre, accueil du nouveau personnel médical et des étudiants en formation initiale et continue avec le responsable pédagogique (présentation service, inventaire lingerie, attribution vestiaire et casier)

Profil recherché

 Adaptabilité – Autonomie  Sens de l'organisation, rigueur  Capacité à se positionner au sein d'une équipe pluridisciplinaire  Communication efficace  Discrétion professionnelle et discernement  Disponibilité  Polyvalence  Proactivité  Qualités relationnelles  Sens des responsabilités  Tact

▪ Formation secrétariat exigée ▪ Maîtrise de l'outil informatique (Outlook - Word – Excel – Power Point …) et les nouvelles technologies de l'information ▪ Connaissance des termes médicaux en lien avec la spécialité (formation sur les pratiques dentaires à acquérir) ▪ Connaissance de l'hôpital appréciée mais non indispensable ▪ Connaissance des outils institutionnels utilisés à l'APHP : ORBIS, CHRONOS, LORAH, SMAX, BASINS

Responsable de coordination administrative