Secrétaire pédagogique

Vos missions en quelques mots

Définition du poste

Le ou la secrétaire pédagogique a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique (RP) de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.

Le (la) Gestionnaire pédagogique est rattaché(e) hiérarchiquement à l’agent de catégorie B qui l’encadre

Activités et tâches : - Accueil des étudiants (physique, téléphonique et mail) - Information et orientation des usagers et collègues pour toutes les questions relatives à l'organisation administrative et pédagogique. - Vérification des dossiers d’inscription administrative en lien avec le Pôle Formation et Vie Etudiante - Gestion des absences des étudiants - Gestion du cursus de l’étudiant - Délivrance des documents nécessaires à sa scolarité - Suivi des étudiants bénéficiant d’un PAEH - Réponse aux différents enquêtes - Mise à jour VT (vérification de l’intégration de la maquette pédagogique, intégration et répartition des étudiants groupes TD et TP) - Gestion de l’organisation des emplois du temps dans le logiciel VT (placement des créneaux CM, TD, TP, cours vacataires, cours de langue, …) en lien avec les Responsables pédagogiques et informer les Responsables pédagogiques de la saisie effectuée afin qu’ils puissent transférer l’information aux vacataires extérieurs - Gestion quotidienne des emplois du temps (modifications des créneaux horaires et éventuellement des salles en lien avec les Responsables pédagogiques, recherche des conflits, saisie de réservations pour différents évènements INSA tels que soutenances, manifestations, …) - Echanges réguliers et partage des informations avec la cellule Vacataires

- Veiller au respect des règles, règlements et des calendriers des différents cycles - Elaboration et mise à jour des effectifs (liste actualisée, émargement) - Saisie et mise à jour des modalités de contrôles et de connaissances dans Pégase - Gestion des évaluations (devoirs surveillés, examens : planification, surveillance, logistique, état de paiement surveillants) - Saisie des notes dans le logiciel Pégase (Saisie des notes et résultats des étudiants dépendant de conventions entre Universités (Université Catholique de Lille) – ne concerne que certaines formations) - Gestion des résultats (Diffusion des notes et résultats aux étudiants, préparation des jurys de semestre, élaboration des PV de semestre et annuel) - Gestion de la diplomation et des autorisations d’inscription N+1 dans Pégase

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Missions ou activités spécifiques liées au poste : - Aide à la préparation et participation aux événements tels que réunions de pré-rentrée, Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes - Gestion des enquêtes relatives aux étudiants

Profil recherché

Compétences et connaissances requises :

- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement

- Connaissance des logiciels Pégase et VT

- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) Compétences comportementales :

- Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers

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- Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins

- Sens de l’initiative, de l’organisation

- Sens de la confidentialité

- Autonomie

- Rigueur / Fiabilité

- Gestion du temps

- Gestion du stress

- Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Nous vous proposons de rejoindre une équipe dynamique.

Horaires à la carte, possibilité de télétravail, indemnités diverses (covoiturage, mutuelle…), environnement verdoyant et nombreuses activités sportives et culturelles à disposition, crèche, bibliothèque, restaurant universitaire…

Dans le cadre de sa politique d’égalité, de diversité et d’inclusion, l’UPHF accueille toutes les candidatures sans discrimination.

Candidatures à transmettre à l'adresse mail suivante:

[email protected]

Quotité de service : 100%

Contraintes liées au poste : Pics d’activités au moment du lancement des campagnes d’inscription, des examens et des jurys.++

Vacant à partir du 01/11/2026

Gestionnaire de scolarité