Secrétaire polyvalent(e) et Chargé d'accueil

Descriptif de l'emploi

Au sein de la commune de La Roche de Glun (3500 habitants), l'agent est chargé principalement de l'accueil du public et diverses autres tâches

Missions / conditions d'exercice

Accueil :

- Accueil et standard téléphonique de la Mairie

- Secrétariat du maire, des élus et du DGS

- Gestion des demandes de recensement militaire

- Jurés d’assises (établissement des tableaux)

- Tenue des plannings de salles et du prêt du matériel

- Gestion des locations de salles municipales payantes (établissement des contrats de location, préparation des états des lieux en relation avec les agents d’entretien…)

- Gestion des rendez-vous (maire, adjoints)

- Remise des cartes de déchetterie

- Affranchissement du courrier départ et enregistrement du courrier arrivé le matin

- Gestion des inscriptions des manifestations, délivrance d’arrêtés d’autorisation d’ouverture de débit temporaire,

- Participation à l’organisation de la journée des nouveaux arrivants, de la journée des séniors, des vœux du Maire et de l’ensemble des manifestations municipales : mailing + envoi de cartons d’invitation au besoin

- Mandataire de la régie « Services à la population »

- Affichages réglementaires – Associations – manifestations - gestion du panneau électronique

- Signalement des réseaux défectueux (informatique, fibre, téléphone, photocopieuse...)

- Restauration scolaire : commandes des repas, édition des états de présence

- Effectuer un pré-accueil du CCAS : donner des renseignements sur les dossiers d’aide sociale

- Edition des extraits et copies d’actes d’état civil

- Tenue à jour d’un classeur des procédures et du fonctionnement des activités de l’accueil

- Remplacements divers : urbanisme, état-civil, écoles...

- Veille au bon approvisionnement du photocopieur

- Mettre à jour régulièrement les procédures liées aux activités du poste

- Tiens à jour le tableau des coordonnées des élus, associations, entreprises….

- Toutes tâches de secrétariat demandées par la DGS

- Contrôle de la propreté de l’accueil, porte d’entrée hall

Profils recherchés

- Utilisation de l’outil informatique

- Maîtrise des logiciels métier Polychrome et Electra (suite Gamme Coloris) + Ezged + SIRAP/SIMAP + plateforme SDED/Orange

- Maitrise de la langue Française, de l’orthographe

- Discrétion et réserve

- Autonomie dans l’organisation du travail

- Travail en équipe

- Être polyvalente et savoir être force de proposition

- Savoir écouter et communiquer avec bienveillance

- Savoir prendre en considération les demandes et apaiser les tensions

- Respecter la confidentialité