Secrétaire Polyvalente

Descriptif de l'emploi

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.

Missions / conditions d'exercice

A. Gestion administrative

•Courriers et mails: rédaction, mise en forme, envoi.

•Accueil et information des usagers : réponses de premier niveau, orientation.

•Gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des dossiers.

•Suivi des conventions: échéances, relances, mise à jour.

•Préparation de documents administratifs (notes, tableaux, synthèses).

•Site Internet : Aide à la mise à jour

•Conseil syndical : Participation de 3 à 4 par an, en soirée.

B. Gestion financière et comptable

•Saisie et contrôle des factures.

•Préparation des engagements : pièces justificatives, saisie.

•Mandats et titres.

•Suivi des dépenses courantes : tableaux de suivi, relances.

•Classement des pièces comptables.

C. Appui technique et opérationnel

•Suivi des interventions techniques : demandes, relances, planification.

•Gestion des prestataires : devis, commandes, relances, réception administrative.

•Gestion des incidents : enregistrement, suivi, clôture.

•Mise à jour des registres techniques (contrôles réglementaires, maintenance).

D. Appui aux marchés publics

•Publication des consultations sur les plateformes.

•Réception et vérification administrative des offres.

•Mise en forme des pièces de marché à partir de modèles fournis.

•Suivi administratif des marchés en cours (échéances, reconductions simples).

E. Suivi, tableaux de bord et reporting

•Mise à jour des tableaux de bord (interventions, dépenses, prestataires).

•Suivi des échéances : relances, alertes.

•Préparation de synthèses pour le responsable du service.

Compétences techniques

•Maîtrise des outils bureautiques.

•Connaissance des procédures administratives.

•Notions de comptabilité publique (formation possible).

•Capacité à suivre des interventions techniques et des prestataires.

Compétences transversales

•Organisation, rigueur, gestion des priorités.

•Qualités rédactionnelles.

Sens du service public.

•Travail en équipe et communication.

Profils recherchés

•Catégorie C expérimenté Poste ouverts aux contractuels

•À l’aise avec les outils numériques.

•Capacité à gérer un volume important de tâches.

• Autonomie dans les missions courantes.

• 35h/ semaine avec 1 jour de télétravail voir un deuxième au bout d'un an.

- Etre véhiculée, peu de transport en commun.