Secrétaire SIAEP du BOCAGE

Descriptif de l'emploi

Secrétariat et accueil

Gestion des affaires générales : fonctionnement des instances

Elaboration et suivi des documents budgétaires, gestion de la comptabilité

Suivi administratif et financier des marchés publics et des autres travaux

Subventions

Gestion des ressources humaines

Missions / conditions d'exercice

* Secrétariat et accueil

- Utiliser les logiciels de bureautique,

- Rédiger des courriers,

- Gérer la boite mail,

- Créer et administrer le site internet,

- Définir les besoins en matériels et équipements du secrétariat,

- Gérer les commandes de fournitures et matériels,

- Accueillir et renseigner le public,

- Classer, archiver,

- Veille réglementaire…

* Gestion des affaires générales : fonctionnement des instances

- Connaître le fonctionnement des instances,

- Préparer les séances du comité syndical et du Bureau (ordre du jour, convocations, notes de synthèse, présentation des documents projetés…),

- Suivre les séances du comité syndical et du Bureau,

- Présenter certains points en séance,

- Préparer et rédiger les délibérations du Comité Syndical et du Bureau et les arrêtés du Président,

- Rédiger les procès-verbaux de séances,

- Transmettre les actes au contrôle de légalité par voie dématérialisée.

* Elaboration et suivi des documents budgétaires, gestion de la comptabilité

- Préparer le budget primitif en comptabilité M49,

- Préparer le compte administratif et vérifier l’adéquation avec le compte de gestion du comptable public,

- Suivre l’exécution du budget (décaissements et encaissements),

- Prendre en compte les amortissements,

- Préparer et suivre les opérations d’ordre budgétaire et semi budgétaire,

- Préparer les décisions modificatives,

- Etablir les titres et mandats de la comptabilité M49,

- Gérer la TVA,

- Etablir les factures de ventes d’eau en gros,

- Gérer les paiements et leurs justificatifs,

- Suivre le remboursement des emprunts,

- Transmissions dématérialisées des documents.

* Suivi administratif et financier des marchés publics

- Aide à la définition des besoins du Syndicat, si nécessaire,

- Mise en œuvre de la partie administrative des appels d’offres et consultations, avec le Maître d’œuvre,

- Suivi administratif des marchés (gestion de la plateforme dématérialisée, publications, enregistrement et transmissions des offres…),

- Notifications des marchés,

- Enregistrement et gestion des dossiers relatifs aux différents marchés publics (Actes d’engagement, OS, dossiers techniques, bordereaux de prix…),

- Suivi des avenants,

- Contacts réguliers avec les maîtres d’œuvre et les entreprises,

- Contrôle des factures.

* Suivi administratif et financier des autres travaux

- Devis,

- Factures,

- Plans de récolement.

* Subventions

- Participer à la rédaction des demandes de subventions auprès des organismes publics, en relation avec le Maître d’œuvre,

- Gérer et suivre ces demandes,

- Rédiger et suivre les demandes de versement.

* Suivi financier du contrat de DSP

- Suivi et enregistrement des reversements et des justificatifs.

* Gestion des ressources humaines

- Etablir les payes du personnel et indemnités des élus,

- Gérer les cotisations des différentes caisses,

- Etablir la N4DS,

- Suivre la carrière du personnel,

- Elaborer les contrats de travail, arrêtés, …

Profils recherchés

* Compétences théoriques et techniques (« savoir-faire » et « savoir ») :

- Connaissance de la M49 et des règles comptables et budgétaires (et éventuellement du logiciel Odyssée),

- Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale,

- Connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs,

- Connaissance des techniques bureautiques,

- Connaissance en marchés publics,

- Compétences administratives,

- Capacités rédactionnelles.

* Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :

- Autonomie, organisation, rigueur, esprit de synthèse,

- Sens des relations humaines, diplomatie, pédagogie,

- Réactivité et polyvalence,

- Sens du travail en équipe,

- Discrétion professionnelle, sens de l’éthique,

- Dynamisme, esprit de proposition.