Secrétariat des assemblées et actes juridiques

Descriptif de l'emploi

Placé.e sous l’autorité directe du directeur général des services, le(la) secrétaire des assemblées aura pour mission de gérer les assemblées (conseils municipaux, commissions), en préparation, organisation et suivi des actes.

Missions / conditions d'exercice

- Préparer, planifier, organiser et superviser l’organisation des conseils municipaux de la ville et des commissions :

Y compris la préparation des documents à destination des élus, déroulés, mise en forme et relecture des rapports de présentation, présence en conseil et compte rendus, et transmission a posteriori des actes au contrôle de légalité et aux différents services et organismes chargés de leur mise en œuvre.

- Gestion du volet suivi, publicité et classement des arrêtés municipaux et divers actes administratifs :

Y compris numérotation, compilation et mise en œuvre des registres ad hoc

- Participation à la gestion du courrier, courriels et appels de la Direction générale des services.

En appui de l’assistante du DGS.

- Gestion et suivi administratif des élections :

Participation à l’organisation du scrutin, notamment les modèles de documents et tableaux - Présence le jour des élections, collationnement des résultats eu fur et à mesure de retours de bureaux, transmission des résultats, envoi des documents relatifs aux élections, notamment municipales

- Tâches administratives et secrétariat :

Prise de notes selon besoins

Préparation des dossiers, analyses et synthèses

Participation active à la relation avec les citoyens

Tenue à jour des plannings d’astreintes et vacances des élus

Tâches administratives à la demande de la hiérarchie.

Profils recherchés

Compétences :

Avoir des qualités rédactionnelles.

Connaissances juridiques, notamment concernant les assemblées et actes réglementaires des collectivités locales

Maîtrise des outils informatiques.

Capacités d’analyse et de synthèse.

Capacité à identifier les priorités et urgences.

Être force de propositions et d'initiatives.

Exigences requises :

Qualités relationnelles.

Confidentialité et discrétion.

Rigueur et méthode dans la gestion des actes, documents et procédures.

Capacité d’adaptation et agilité.

Travail en autonomie.

Connaissance des collectivités.

Polyvalence et agilité.

Contraintes particulières :

Disponibilité.