SECRETARIAT GENERAL - Direction générale des services

Descriptif de l'emploi

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Assurer le secrétariat de la Direction Générale des Services.

Apporter une assistance permanente au Directeur Général des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers ; l’objectif étant d’assurer le bon fonctionnement des projets mis en place par la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE

Effectuer les prises de Rdv et gérer le planning du DGS

Organiser et planifier des réunions

Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques

Assurer des tâches de secrétariat courant

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

Utiliser au quotidien les logiciels liés aux actes administratifs

Élaborer les Plannings d’astreintes des Élus, des Cadres et des Services Techniques

Préparer et fournir les attestations et autorisations diverses demandées par les citoyens

Assurer la préparation, la gestion et le suivi des Conseils Municipaux (CM) et Communautaires (CC)

Assister aux séances des Conseils (CM et CC), prendre les votes, des notes et réaliser le compte rendu et le procès-verbal

Générer les délibérations suite aux Conseils C

Centraliser les arrêtés et décisions du Maire/Président, les enregistrer et en assurer le suivi. Tenir le registre des actes

Centraliser les délégations de fonction et signature suite à l’installation d’un nouveau Conseil Municipal ou Communautaire.

Elaborer les plannings des conseils municipaux et communautaires et des commissions des finances

Gestion des congés

RELATIONS DU POSTE

Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.

Rôle transversal.

Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire (obligations spéciales en matières d’horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires)

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Profils recherchés

COMPÉTENCES/APTITUDES

Autonomie et réactivité

Discrétion et confidentialité indispensables

Bon relationnel

Travail en équipe

Organisation, méthode, rigueur

Faculté d’adaptation, polyvalence

Disponibilité

Sens des responsabilités et du service public

Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

Savoir rédiger des courriers administratifs simples et maîtriser l’orthographe

Connaissance de l’environnement territorial

FORMATIONS / DIPLÔMES / EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Baccalauréat minimum ou Niveau bac +2

Maîtrise des outils informatiques (logiciels de bureautique)

Conditions particulières : Cet emploi nécessite une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique.

La direction est composée de trois assistantes de direction.

Participation aux séances du Conseil Municipal et du Conseil Communautaire.

Travail en bureau

Secrétariat à titre exclusif avec des obligations spéciales en matières d’horaires en fonction des obligations du service relatives aux Conseils Municipaux et Communautaires

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Horaires réguliers : Temps complet du lundi au vendredi