Secrétariat Général h/f

Descriptif de l'emploi

En collaboration directe avec la Direction Générale des Services, ce poste de responsable des services vise à intervenir auprès de l'ensemble des 25 services municipaux de la mairie par le suivi et la préparation des dossiers à instruire en commissions et conseil municipal, ainsi que par l'enregistrement et la diffusion du courrier.

Missions / conditions d'exercice

ATTRIBUTIONS ET FONCTIONS :

Assistance à la Direction Générale

- Gestion de l’agenda de la direction générale

- Classement et suivi administratif des dossiers gérés par la DGS, synthèses, notes de suivi

- Gestion et suivi des outils collaboratifs et des procédures

- Suivi des parafeurs de l’ensemble des services (relecture, corrections éventuelles et apposition de tampons)

Sécurisation juridique et gestion administrative

- Assurer une veille juridique et réglementaire ainsi que sa diffusion auprès des services

- Veiller au bon respect de la réglementation

- Informer et sensibiliser les services au processus de contrôle préalable des actes

- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques

- Concevoir et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)

- Optimiser la qualité et les délais des processus administratifs

- Gérer les délégations de signatures de la collectivité

Préparation et suivi des instances municipales

- Planification, réservation des salles, inscription sur les agendas

- Préparation, rédaction, vérification des rapports, des délibérations, des convocations, du compte-rendu d’affichage, diffusion aux services

- Secrétariat des séances de Conseil (organisation matérielle des séances, rédaction des PV et CR, rédaction et contrôle des actes, télétransmission, diffusion, interlocuteur du contrôle de légalité)

- Constitution des registres

- Gestion des registres des arrêtés, décisions et délibérations

- Gestion du Recueil des actes administratifs trimestriel (collecte de tous les actes de la ville et classement par matière)

- Télétransmission des actes de l’ensemble des services au Contrôle de légalité sur « FAST »

Gestion des appels et du courrier « Arrivée » de la ville

- Réception, enregistrement et diffusion

- Enregistrement du courrier multi diffusion sur « DOTELEC »

- Réception des circulaires préfectorales et autres sur messagerie pour l’ensemble des services (lecture et retransmission aux destinataires)

- Gestion des appels du service

Gestion des dossiers spécifiques

- Autorisation de stationnement « Taxis »

- Arrêté « d’hospitalisations d’office »

- Fête des associations (préparation, gestion de l’évènement)

- Tout autre dossier en lien avec la direction générale

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

SAVOIR-FAIRE

Rédaction d’actes administratifs, de courriers, de rapports et de notes de synthèse

Veille juridique

Prise de notes, maîtrise informatique, autonomie dans l’organisation des tâches.

Utilisation de logiciels spécifiques (traitement du courrier, dématérialisations…etc.)

Organisation matérielle de réunions

Classement, constitution de dossiers, suivi, outils de partage

Profils recherchés

CONNAISSANCES

Cadre règlementaire :

- du fonctionnement du Conseil Municipal et des Collectivités Locales,

- des pouvoirs du Maire.

Fonctionnement du contrôle de légalité et du Conseil Municipal. Compétences et missions des services de la mairie et des partenaires institutionnels.

Règlementation relative aux Taxis, hospitalisations d’office.

Logiciel de traitement de texte, messagerie, agendas

QUALITÉS ET APTITUDES (autres que qualités relationnelles)

Organisation, polyvalence, discrétion.

Disponibilité, autonomie, esprit de synthèse et d’anticipation.

Maitrise de la syntaxe et de l’orthographe.

QUALITÉS RELATIONNELLES

Sens de l’accueil. Collaboration d’écoute et de conseil auprès des responsables de service et des élus.

Spécificités du poste : Disponibilité pour les séances du Conseil Municipal