SECRETARIAT GESTION

Vos missions en quelques mots

Le secrétariat assure les missions suivantes :

- secrétariat du sous-directeur et de son adjoint : appels téléphoniques, tenue des agendas et des plannings,

- accueil téléphonique et physique de la sous-direction

- gestion de la boîte structurelle commune

- mise en forme de notes et dossiers,

- enregistrement et suivi des courriers et des parapheurs (logiciels « MESSAGER », « Courrier » et « Tableau de suivi »), envoie du courrier,

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- relations avec le secrétariat du Cabinet du Directeur de la PJJ (urgences courrier, recherches),

- réservation de salles pour les réunions de la sous-direction,

- tenue des congés des personnels de la sous-direction,

- suivi des déplacements et des frais de mission,

- suivi des commandes avec les secrétariats mutualisés ( cabinet de la directrice, sous-direction du pilotage et des moyens budgétaire, sous-direction des ressources humaines)

- opérations logistiques,

- gestion des commandes publique

- suivi des demandes de télétravail

- rédaction des ordres de mission

organisation et participation des évènements de la sous-direction (séminaires, COPIL, RDME,…)

Profil recherché

Vos principales compétences à mettre en œuvre

Connaissances Maitrise des outils informatiques (Word - Excel)

Savoir-faire Sens de l’organisation Réactivité Esprit d’initiative

Savoir-être capacité au travail en équipe Etre autonome

Organisation du travail : oui

Restauration : Possible, sur place

Accessibilité en transport / Parking : Proximité RER, Métro, Tramway / Parking auto et vélo

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Ordinateur ultra-portable, télétravail possible

Compte tenu de la vocation du pôle à assurer un service rendu sans interruption, le travail en équipe est privilégié.

De ce fait, chaque agent doit être en mesure d’assurer la continuité du service du secrétariat et de pallier les indisponibilités sur la plage horaire 9h00 – 18h00.

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026

Assistante / Assistant de direction