Secrétariat médical - Assistanat médical - service d'orthopédie F/H

Vos missions en quelques mots

L’assistant(e) médico-administratif(ve) assure le traitement, la coordination et le suivi des activités médico-administratives relatives au parcours patient, en lien étroit avec les médecins, l’encadrement, les secrétaires du service et les différents interlocuteurs internes et externes. À ce titre, ses missions principales sont les suivantes : o Assurer le secrétariat de plusieurs médecins selon l’organisation définie par les responsables de service. o Accueillir, orienter et informer les patients, les familles et les professionnels de santé, en présentiel et par téléphone. o Planifier les rendez-vous de consultation et organiser les examens complémentaires nécessaires au parcours de soins. o Participer à la programmation des interventions chirurgicales : saisie des interventions, demandes PRADO, initiation des demandes Trajectoire, transmission des documents d’anesthésie aux patients, demandes de consultations d’anesthésie et d’hospitalisation, en lien avec les différents acteurs concernés. o Organiser l’hospitalisation des patients étrangers, notamment par la constitution des dossiers administratifs, demandes de devis et certificats nécessaires. o Assurer la gestion des dossiers médicaux des patients hospitalisés et consultants : tri, classement, archivage, demandes et retours de dossiers en lien avec les archives, avec suivi dans le logiciel GDM. o Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et l’archivage des comptes rendus après validation médicale : CRO, CRH et comptes rendus de consultation. o Traiter les courriers, mails, fax et demandes administratives diverses. o Assurer le secrétariat des internes selon les besoins du service. o Gérer les demandes de rendez-vous dans l’outil institutionnel LORAH et en assurer le suivi. o Contribuer à la continuité et à la qualité de la prise en charge administrative des patients, dans le respect des procédures institutionnelles et du secret professionnel. Occasionnellement : o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte-rendu d’hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA, o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales, o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers). o Frappe de la cassette du staff chirurgical en cas d’absence de la secrétaire référente

Profil recherché

COMPETENCES o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…), o Frappe de documents dictés, o Terminologie et vocabulaire médical, o Règles de grammaire et d’orthographe, o S’exprimer clairement, o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes, o Renseigner les nombreux interlocuteurs, o Traiter des situations conflictuelles, o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser, o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …), o Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services. o Connaissances informatiques : pack office, Outlook

QUALITES o Discrétion, o Organisation, méthode et rigueur, o Gestion du stress, o Respect de tous, qualité d’écoute et empathie, o Esprit d’équipe, o Ponctualité et disponibilité, o Faire preuve de diplomatie, o Avoir le sens des responsabilités, o Avoir un esprit d’équipe, faire preuve d’entraide et de collaboration avec les collègues, o Capacité d’adaptation, o Capacité à prioriser ses actions, anticiper, o Capacité à s’auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d’initiatives, o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion

Secrétaire médicale / Secrétaire médical