Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Gestion des agendas, avec autonomie et discernement : - demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes - demandes de rendez-vous privés - participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi - participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine - suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences - saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements - organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL

Établissement du programme hebdomadaire des réceptions : - établissement des notes de commande des repas - plans de table, menus, étiquettes de table

Établissement du programme hebdomadaire des déplacements : - préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure - réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements

Gestion des appels : - filtrage des communications - redirection sur les interlocuteurs adéquats - appels internes ou externes sur demande des autorités

Messagerie : - gestion en fonction de l’urgence des demandes - invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses - diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral

Divers : - dossiers : ajouts de dernière minute - mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral - accueil des invités (installation et café) - achats de fleurs, cadeaux de départs - suivi des évaluations des membres du corps préfectoral - suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions

Votre environnement professionnel :

Activités du service : Les missions du cabinet : relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage

Composition et effectifs du service : 2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet

Liaisons hiérarchiques : Le préfet

Liaisons fonctionnelles : Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales

Profil recherché

Connaissances techniques : - Connaître l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis - Avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis Savoir-faire : - Savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis - Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis - Savoir analyser : Niveau maîtrise requis - Savoir rédiger : Niveau pratique requis - Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis Savoir être : - Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis - Savoir s'adapter : Niveau maîtrise requis - Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis - Savoir communiquer : Niveau maîtrise requis - Savoir accueillir : Niveau maîtrise requis

Affectation administrative : Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX

Vos perspectives : La grande ouverture de ce poste et les compétences relationnelles acquises permettent d’évoluer vers tous types de métiers.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistante de direction - FP2ADM04

Qui contacter ? : M. le Directeur de cabinet - 03 20 30 52 69

Liste des pièces requises pour déposer une candidature Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Amplitude horaire : de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements. Place de stationnement.

Les avantages : - Restaurant administratif sur place - Forfait mobilité durable - Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75% - Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare - Position centrale en plein cœur de la ville de Lille - Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche - Participation à la complémentaire santé - Accès à un large de choix de formations - Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

2° de l'article L331-2 (Anciennement 2° de l'article 4)

Vacant à partir du 11/12/2026

Assistante / Assistant de direction