Senior medewerker backoffice en frontoffice, unit Services (32 uur)

Dit ga je doen

Als Senior medewerker Servicebureau ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de Rechtbank Rotterdam en het Openbaar Ministerie. In deze veelzijdige functie combineer je werkzaamheden aan de servicebalie met taken op het gebied van Rijkspasbeheer. Je behandelt uiteenlopende vragen en verzoeken, zorgt voor een klantgerichte dienstverlening en schakelt waar nodig met collega’s en leveranciers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking en registratie van personeelsgegevens, rijkspassen en toegangsautorisaties. Je bewaakt de juistheid van gegevens en zorgt ervoor dat medewerkers tijdig over de juiste toegang beschikken.

Aan de servicebalie klaar om uiteenlopende vragen en verzoeken met zorg op te pakken. Je houdt het overzicht, schakelt soepel tussen diverse werkzaamheden en weet precies wanneer je zelf handelt of schakelt met een collega of leverancier. Geen dag is hetzelfde, en dankzij jouw praktische dienstverlening kun je altijd rekenen op een vlekkeloze gang van zaken.

De combinatie van deze werkzaamheden vraagt om iemand die gemakkelijk schakelt tussen verschillende taken, zelfstandig kan werken en oog heeft voor zowel dienstverlening als een zorgvuldige administratieve afhandeling.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Rijkspasbeheer. Jij bent de spil in een correcte, actuele en veilige registratie van het personeelsbestand en toegangsautorisaties. Je zorgt er dagelijks voor dat medewerkers en bevoegde personen tijdig beschikken over de juiste toegang tot onze gebouwen en specifieke ruimten. Dit doe je door gegevens, passen en autorisaties uiterst zorgvuldig te verwerken, te controleren en te bewaken in de daarvoor bestemde systemen. Je handelt daarbij altijd strikt volgens de geldende procedures en gemaakte afspraken.

• Medewerkers helpen en informeren. Vanuit de servicebalie ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s. Met jouw servicegerichte houding help je hen snel verder met vragen, klachten en verzoeken. Van werkplekken en toegangspassen tot catering, schoonmaak en vergaderfaciliteiten: je krijgt te maken met uiteenlopende onderwerpen. Je denkt mee, informeert en steekt waar nodig zelf de handen uit de mouwen.

• Administratie bijhouden en verzoeken afhandelen. Een goede dienstverlening begint met overzicht. Je registreert vragen, klachten en verzoeken en houdt de voortgang nauwlettend in de gaten. Zo weet je wat er speelt en wat nog moet gebeuren. Kun je een vraag niet zelf beantwoorden? Dan zorg je dat deze bij de juiste collega terechtkomt.

• Leveranciers aansturen en dienstverlening bewaken. Jij houdt zicht op de kwaliteit van onze dienstverlening. Je onderhoudt contact met leveranciers, maakt afspraken en spreekt hen aan als dat nodig is. Signaleer je een knelpunt? Dan pak je dit op en zoek je samen naar een goede oplossing.

• Informatie actueel houden en delen. Ook achter de schermen zorg je dat de dienstverlening op orde is. Je beheert de intranetpagina’s van het servicebureau en zorgt dat informatie actueel en duidelijk is. Zo kunnen collega’s snel vinden wat zij nodig hebben en weten zij waar ze terechtkunnen.

Voor deze functie liggen je werktijden tussen 8.00 en 17.00 uur.

Dit krijg je

•

Schaal 6

€2.943 - €3.660 (bruto)

•

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

•

1 jaar

•

32 uur

•

Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Een baan waarin jij het maximale uit jezelf haalt. Plus: een baan met veel zelfstandigheid en tegelijkertijd fijne collega’s om mee te sparren. Naast al dit moois, zijn jouw arbeidsvoorwaarden bij ons goed geregeld.

Arbeidsovereenkomst: 32 uur per week (minder is niet bespreekbaar), voor de duur van 1 jaar met optie tot verlenging.

Salaris: salarisschaal 6 (minimaal € 2943,42 en maximaal € 3660,24) o.b.v. 36 uur.

Vakantiedagen: je krijgt 144 wettelijke vakantie-uren én 64 IKB-uren bij een werkweek van 36 uur.

Keuzebudget: 16,5% van je bruto jaarsalaris (je vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering zijn hierin opgenomen). Je kunt dit laten uitbetalen of fiscaal voordelig je eigen arbeidsvoorwaarden samenstellen. Zo kun je extra verlof kopen, een fiets voor woon-werkverkeer aanschaffen, je woning verduurzamen.

Ontwikkeling: je kunt trainingen en cursussen volgen om je vakkennis te verdiepen en verbreden en je persoonlijk te ontwikkelen.

Pensioen: je bouwt pensioen op bij het ABP.

Reiskosten: je krijgt een ov-kaart waarmee je op kosten van je werkgever naar het werk reist (2e klas). Reis je met de fiets of auto? Dan krijg je een reiskostenvergoeding.

Jouw functie valt onder Home | CAO Rijk. Zie ook Arbeidsvoorwaarden | Rijksoverheid - Werken voor Nederland

Dit vragen wij

Je voelt je thuis in een levendige werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je werkt graag met mensen en weet hoe je vragen en verzoeken zorgvuldig en praktisch afhandelt. Een praktische instelling helpt je om niet alleen mee te denken, maar ook daadwerkelijk zaken op te pakken wanneer dat nodig is. Tegelijkertijd weet je wanneer het belangrijk is om vast te houden aan afspraken en duidelijkheid te bieden.

In een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt, schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Verandert de situatie onverwacht, dan pas je je aanpak aan en houd je zicht op wat op dat moment prioriteit heeft. Ook onder tijdsdruk blijf je zorgvuldig werken en houd je overzicht.

Dit neem je mee

Nauwkeurigheid en uitzoekwerk: dat is waar jouw kracht ligt.. Jij bent op je best als je je kunt vastbijten in administratieve processen en complexe vragen tot op de bodem uitzoekt. Loop je tegen een knelpunt aan? Jij onderzoekt het probleem, denkt in oplossingen en zorgt dat het geregeld wordt. Daarbij schakel je moeiteloos tussen verschillende collega’s, IT-systemen en behoud je altijd het overzicht.

Verder heb je:

• Mbo werk- en denkniveau, aangevuld met aantoonbare ervaring in een administratieve backoffice functie;

• Een collegiale en proactieve werkhouding, waarbij je graag samenwerkt en bijdraagt aan een positieve werksfeer.

Je combineert een scherpe blik op de details met uitstekende communicatieve vaardigheden en een klantgerichte instelling. Of je nu zelfstandig aan de slag gaat of ad hoc schakelt: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Bijzonderheden

Reageren kan tot en met 29 november a.s. Let op: bij meer dan voldoende reacties zullen we de vacature sluiten op 22 november.

Selectiegesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 15 december.

Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatie(brief). We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen hierin.

Meer weten over de functie?

Mail of bel met Nathalie Bolluijt, Unithoofd Services, [email protected] of via 06 270 66 522.

Meer weten over het sollicitatieproces?

Stuur een mail naar [email protected].

We vragen je om een Verklaring Omtrent Gedrag als je bij ons komt werken.

Openbare bronnen zoals sociale media kunnen worden geraadpleegd.

Dit is géén oproep voor acquisitie.