SHFD 75 - Assistant(e) de direction du service du haut fonctionnaire de défense

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales Au sein du cabinet du SHFD, l’assistant(e) de direction remplit les missions suivantes : - la planification, l'organisation et le suivi des réunions : contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus ; - la gestion des agendas et la planification des déplacements ; - l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction pour les agents hors pôle sécurité numérique avec l'outil CHORUS DT. Travail en binôme avec l’assistante administrative du C2MI (Toulouse), chargée des agents du PSN; - la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier; - le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ" ; - l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et du sous-directeur de la protection du ministère ; - le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés ; - la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et du sous-directeur; - la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d’évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc…) ; - les tâches courantes inhérentes à un secrétariat : commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique, en lien avec le gestionnaire budgétaire, informatique et logistique.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions La compréhension des enjeux et priorités du service (SHFD) est primordiale. En effet, le titulaire est en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux au sein du ministère (cabinet ministre, secrétariat général et tous services et directions), les préfectures, les zones de défense, mais aussi les services des hauts fonctionnaires de défense et de sécurité (HFDS) des autres ministères, le secrétariat général de la défense nationale (SGDSN) et d’autres partenaires extérieurs. Pour le bon fonctionnement du service, la communication des informations et les échanges au sein du secrétariat et du service sont primordiaux. Le titulaire est en liaison constante avec le chef du service et son adjoint. Badgeage 38h par semaine (horaires de journée). Une habilitation au secret de la défense nationale est requise. Si le candidat retenu en est dépourvu, une procédure de demande sera engagée.

Poste bénéficiaire d’une NBI.

Profil recherché

Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Code fiche de l’emploi type (RMFP) : Assistant(e) de direction / DM046A

Groupe RIFSEEP : 2 (pour les fonctionnaires) Durée attendue sur le poste : 3 ans Vos perspectives : Ce poste permettra de consolider les connaissances dans le cadre de préparation à des concours aux grades supérieurs et d'acquérir une expérience professionnelle de haut niveau.

Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau initié à acquérir Avoir des compétences juridiques -niveau initié -à aquérir Savoir-faire Savoir appliquer la réglementation - niveau maitrise requis Savoir analyser - niveau pratique requis Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis Savoir travailler en équipe -niveau maîtrise -requis Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis Savoir s'adapter - niveau maîtrise requis Savoir communiquer - niveau maitrise requis Savoir accueillir -niveau maîtrise -requis Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise requis

Autres : -Connaissances requises des logiciels bureautiques courants et PABLO, Maarch, REPONSES, CHORUS DT,WORD, EXCEL - Strict respect de la confidentialité et parfaite loyauté - Capacité à rendre compte - Réactivité - Rigueur et capacité à s’organiser en autonomie - Bonne gestion des urgences et capacités à prioriser les dossiers et les travaux - Polyvalence au sein d’une équipe resserrée Pour déposer votre candidature Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Éléments de candidature

Personnes à contacter

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Votre environnement professionnel Activités du service Le SHFD a la charge de mettre en œuvre les compétences que le code de la défense fixe aux hauts fonctionnaires de défense (HFD). Ces derniers animent et coordonnent la préparation des mesures de défense et ont autorité, dans le cadre de leur activité, sur l’ensemble des services du ministère. Le Secrétaire général est le haut fonctionnaire de défense du ministère de l’intérieur et du ministère des outre-mer. Il est assisté d’un haut fonctionnaire de défense adjoint, préfet et chef du service (SHFD). Il assure pour les deux ministères les missions de défense cyber, de protection du secret, de sécurité économique et de sécurité des activités d’importance vitale, d’organisation de la résilience et de la continuité d’activité, d’animation du dialogue civilo-militaire et d’interface avec le MINARM. Composition et effectifs du service Le service se compose de 86 agents (44 à Paris et 42 à Toulouse) Liaisons hiérarchiques Sous l’autorité directe de la cheffe de cabinet, et de la chef du pôle affaires générales en son absence. Liaisons fonctionnelles Les cabinets ministériels du MI, ainsi que le bureau des cabinets, le cabinet du secrétaire général, les diverses directions du MI et du MOM, les préfectures de zones de défense, ainsi que le SGDSN et les SHFDS des autres ministères. Personnes à contacter La cheffe de cabinet, Mme Isabelle ROUSSEAU – 01 40 07 61 67 [email protected]

Localisation administrative et géographique / Affectation : Ministère de l'intérieur / Secrétariat général / Service du haut fonctionnaire de défense 14, rue de Miromesnil 75008 Paris Déménagement prévu en avril 2027 au 14, rue de l’Elysée 75008 Paris

Article L332-7 Code général de la fonction publique (ex art.6 quinquies)

Vacant à partir du 01/04/2027

Assistante / Assistant de direction