Specjalista/ka ds. administracyjnych

Zakres podstawowych czynności

Do zakresu obowiązków na stanowisku należy w szczególności:

• Prowadzenie bieżącej dokumentacji administracyjnej oraz jej właściwe porządkowanie

i archiwizowanie.

• Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w organizacji. • Przygotowywanie, redagowanie i ewidencjonowanie pism, notatek służbowych, zestawień, raportów i innych dokumentów. • Prowadzenie rejestrów, ewidencji i wykazów administracyjnych. • Kontrola kompletności, poprawności formalnej i aktualności dokumentacji. • Monitorowanie terminów realizacji zadań, umów, zobowiązań i spraw administracyjnych. • Organizowanie spotkań, przygotowywanie materiałów oraz sporządzanie notatek i protokołów. • Dbanie o prawidłowe przechowywanie dokumentów oraz przestrzeganie zasad poufności i ochrony danych. • Obsługa dokumentacji umów i CRU • Przygotowywanie postepowań zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. • Monitorowanie publikowanych ogłoszeń o zamówieniach publicznych, przetargach i zapytaniach ofertowych. • Analiza dokumentacji postępowań pod kątem wymagań formalnych, terminów i wymaganych załączników. • Prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem instytucji, w tym spraw związanych z remontami i inwestycjami. • Sporządzanie okresowych zestawień, raportów i analiz na potrzeby przełożonych. • Obsługa elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją oraz innych narzędzi informatycznych. • Współudział w opracowywaniu i aktualizacji procedur administracyjnych. • Realizacja innych zadań administracyjnych zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem.

Wymagania obowiązkowe

Wymagania niezbędne:

• Wykształcenie m.in. wyższe co najmniej średnie, w szczególności na kierunku administracyjnym lub pokrewnym. • M.in. 3 letnie doświadczenie w pracy administracyjnej, • Znajomość zasad obiegu i archiwizacji dokumentacji. • Znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office. • Umiejętność redagowania pism i prowadzenia dokumentacji. • Znajomość przepisów prawa dotyczących działalności instytucji kultury, postępowania z dokumentacją, postępowania dot. zamówień publicznych. • Znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej. • Umiejętność organizacji pracy własnej, systematyczność i dokładność. • Komunikatywność, kultura osobista i umiejętność współpracy z pracownikami oraz interesantami. • Odpowiedzialność za powierzone zadania i dokumentację.

Wymagania dodatkowe

• Gotowość do podnoszenia kwalifikacji zawodowych. • Doświadczenie w pracy w instytucji kultury lub jednostce sektora publicznego. • Znajomość przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją i działalności archiwów zakładowych.

Wymagane dokumenty

• List motywacyjny - własnoręcznie podpisany. • Życiorys - cv - powinien być opatrzony podpisanym oświadczeniem kandydata "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji". • Kserokopie dokumentów potwierdzających zdobyte wykształcenie oraz kserokopie świadectw pracy i ukończonych kursach, szkoleniach, prosimy dostarczyć na rozmowę kwalifikacyjną. • Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do akt personalnych. • Dokumenty kandydatów niewyłonionych w procesie rekrutacji nie będą przechowywane po zakończeniu rekrutacji i zostaną niezwłocznie zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich danych osobowych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. • Oświadczenie o niekaralności.

Inne informacje i dokumenty

Warunki pracy:

• Miejsce pracy nie jest dostosowane do potrzeb osoby poruszającej się na wózku. • Stanowisko nie posiada udogodnień dla osób z niepełnosprawnością wzroku i słuchu. • Bezpośredni kontakt z klientami, pracownikami i instytucjami. • Praca głównie przy komputerze. • Wyjścia poza miejsca pracy.

Termin i miejsce składania dokumentów aplikacyjnych:

Planowany termin zatrudnienia w instytucji: listopad 2026

Forma zatrudnienia: umowa o pracę 1/1 etat

Adres do przesłania aplikacji:

• Muzeum Powstania Poznańskiego - Czerwiec 1956 w Poznaniu, ul. Św. Marcin 80/82, 61-809 Poznań, z napisem na kopercie "Nabór na stanowisko: Specjalista/ka ds. administracyjnych"

lub

• mailowo na adres: [email protected], tytuł e-maila "Nabór na stanowisko: Specjalista/ka ds. administracyjnych".

Oferujemy:

• Jasna ścieżka zatrudnienia: rozpoczynamy współpracę od umowy na czas określony 6 m-cy, dążąc do stałego zatrudnienia (na czas nieokreślony) po wyczerpaniu limitów kodeksowych.

• Przejrzyste warunki finansowe: stabilną podstawę wynagrodzenia zasadniczego (szczegółowe informacje o budżecie stanowiska przedstawiamy kandydatom zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną). • Dodatek stażowy: dodatek za wysługę lat, naliczany proporcjonalnie do udokumentowanego stażu pracy, wynoszący od 5% aż do 20% podstawy (po 20 latach pracy). • Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego.

Uwaga:

1. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

2. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnego z kandydatów.

3. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.

Informacje dodatkowe

Miejsce wykonywania pracy: Muzeum Powstania Poznańskiego - Czerwiec 1956 w Poznaniu ul. Św. Marcin 80/82, 61-809 Poznań